4.6.1. Служебная (докладная) записка оформляется в целях предоставления информации, обмена информацией между сотрудниками Министерства.
4.6.2. Служебная (докладная) записка оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт, с межстрочным интервалом 1 (образец в приложении N 19 к настоящей Инструкции).
Обязательными реквизитами служебной (докладной) записки являются:
дата;
должность, фамилия и инициалы сотрудника, которому адресована служебная (докладная) записка;
наименование документа;
текст;
отметка о приложениях (при их наличии);
подпись сотрудника, подготовившего служебную (докладную) записку.
4.6.3. Служебная (докладная) записка составляется в количестве экземпляров согласно количеству адресатов плюс один, который подшивается подготовившим ее сотрудником Министерства в дело.
4.6.4. Служебная (докладная) записка регистрируется руководителем структурного подразделения Министерства или сотрудником структурного подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство, в СЭД.
4.6.5. Служебная (докладная) записка передается подготовившим ее сотрудником Министерства адресату посредством помещения ее в ячейку для документов соответствующего структурного подразделения Министерства в общем отделе Министерства, а также в виде электронного документа посредством помещения его в папку адресата на диске общего доступа (диск R). Служебная (докладная) записка может передаваться подготовившим ее сотрудником Министерства адресату лично, в том числе с отметкой о получении, проставляемой адресатом на полученном экземпляре и (или) экземпляре представившего ее сотрудника Министерства.