7.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Красноярского края" (далее - КГКУ "ГАКК").
7.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в Министерстве, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности Министерства.
7.1.3. Номенклатура дел составляется по форме согласно приложению N 26 к настоящей Инструкции.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения Министерства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобное.
Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательной, и они располагаются в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);
название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации);
краткое содержание документов дела.