2.1. Основными этапами функционирования ТСФД-ЧС являются:
- создание;
- ведение;
- использование.
2.2. На этапе создания ТСФД-ЧС осуществляются организационно-технологические процессы планирования, подготовки и поставки документации для страхового копирования, изготовления страховых копий документов, формирования страхового фонда документации и его справочно-поискового аппарата.
2.3. Подготовка документов к страховому копированию представляет собой совокупность организационно-технологических процессов подбора и комплектования документов для страхового копирования, а также процессов контроля физического состояния и информационных характеристик документов и доведения их при необходимости до регламентированного уровня.
2.4. Поставка документов для страхового копирования представляет собой юридически оформленную передачу скомплектованных документов, подлежащих страховому копированию, организацией-поставщиком в департамент гражданской защиты и пожарной безопасности автономного округа.
2.5. Страховое копирование аварийных комплектов документации представляет собой организационно-технологический процесс изготовления страховых копий документов (электронных, микрофильмов) и придания им правового статуса.
2.6. Регистрация страховых копий документов представляет собой информационно-правовой акт зачисления страховых копий документов в состав ТСФД-ЧС с указанием их идентификационных признаков и местоположения в страховом фонде документации.
2.7. Формирование ТСФД-ЧС представляет собой совокупность организационно-технологических процессов накопления, упорядочения и систематизации зарегистрированных страховых копий документов в массивы, создания справочно-информационного аппарата для их поиска и хранения упорядоченных массивов.
2.8. На этапе ведения ТСФД-ЧС осуществляются организационно-технологические процессы по обеспечению сохранности страховых копий документации и их актуализации, а также материально-техническое обеспечение системы ТСФД-ЧС.
2.9. Хранение ТСФД-ЧС представляет собой совокупность организационно-технологических мероприятий по созданию и поддержанию условий, обеспечивающих стабильное состояние аварийных комплектов документации с регламентированными параметрами качества в течение постоянного периода хранения.
2.10. Актуализация ТСФД-ЧС представляет собой совокупность организационно-технологических мероприятий по внесению изменений в аварийные комплекты документации, переводу их на хранение или уничтожение, обеспечивающих приведение содержания и состава страхового фонда документации в соответствие с его назначением.
2.11. Внесение изменений в аварийные комплекты документации представляет собой организационно-технологический процесс замены страховых копий документов или изменения их содержания в целях приведения его в соответствие с измененным содержанием действующих документов с одновременным внесением необходимых изменений в справочно-информационный аппарат.