12.1. Изготовление страховых документов заключается в копировании (перезаписи) информации с АКД, поступивших в департамент гражданской защиты и пожарной безопасности автономного округа, на микропленку и (или) оптические диски.
12.2. Поступившие в департамент гражданской защиты и пожарной безопасности автономного округа АКД подвергаются обязательному входному контролю на соответствие комплектовочным документам (ведомость АКД, сопроводительный перечень) и требованиям, предъявляемым к качеству документации, входящей в состав АКД (раздел IX настоящего Положения). В случае несоответствия указанным требованиям документация возвращается организации-поставщику АКД на доработку.
12.3. Все дальнейшие мероприятия по созданию, ведению и использованию ТСФД-ЧС осуществляются департаментом гражданской защиты и пожарной безопасности автономного округа.
12.4. Для документации, прошедшей входной контроль, составляются схемы построения микрофильмов (электронных копий) с учетом их специфики. Схемами построения микрофильмов (электронных копий) предусматривается обязательное микрофильмирование (сканирование) комплектовочных документов. Каждому документу присваивается свой индивидуальный номер, позволяющий его идентифицировать в массиве АКД ТСФД-ЧС.
12.5. Систематизированные в соответствии со схемами построения микрофильмов (электронных копий) документы АКД микрофильмируются (сканируются, копируются) - создаются страховые документы.
12.6. Изготовленные на микрофильмах и (или) оптических дисках страховые документы подвергаются контролю на соответствие требованиям государственных стандартов.
12.7. Прошедшие контроль микрофильмы и оптические диски паспортизуются, упаковываются и вместе с паспортами и комплектовочными документами направляются для формирования ТСФД-ЧС.
12.8. Формирование ТСФД-ЧС осуществляется путем систематизации страховых документов в массивы, создания справочно-информационного фонда для их поиска, а также передаче страховых документов на долговременное хранение.
12.9. В целях обеспечения высокой надежности сохранения в условиях военного времени и чрезвычайных ситуациях мирного времени каждый экземпляр страхового документа хранится раздельно в основном и запасном хранилищах.
12.10. Хранилище - это инженерно-техническое сооружение повышенной защищенности, предназначенное для долговременного хранения страховых документов и защиты его от внешних поражающих и разрушающих факторов.
12.11. Хранилище оснащается оборудованием, позволяющим создавать и поддерживать необходимый микроклимат, осуществлять формирование, хранение и актуализацию ТСФД-ЧС, а также поиск, размножение и предоставление пользователям копий страховых документов.
12.12. В процессе хранения ТСФД-ЧС осуществляется защита от несанкционированного доступа к страховым документам.
12.13. Использование страховых документов осуществляется путем изготовления и выдачи пользователю копии страховых документов на требуемом (наиболее удобном для пользования в конкретных условиях) носителе (на бумаге, микроформах, машинных носителях и т.п.) в военное время и в условиях чрезвычайных ситуаций мирного времени при утрате, порче или недоступности в требуемые сроки необходимой подлинной документации.