3.1. В документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области выделяются следующие основные документопотоки:
поступающая (входящая) документация;
отправляемая (исходящая) документация;
внутренняя документация.
3.2. В органе исполнительной власти Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.
3.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области, проходят в службе делопроизводства следующие этапы:
первичная обработка;
регистрация;
предварительное рассмотрение;
передача руководству на рассмотрение;
передача исполнителям;
помещение в дело после исполнения.
3.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
3.5. Регистрация документов, поступивших в орган исполнительной власти Волгоградской области до 16 ч 00 мин. рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.
Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
(п. 3.5 в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
3.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с нормативным правовым актом данного органа исполнительной власти Волгоградской области, регламентирующим работу с обращениями граждан.
(п. 3.6 в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
3.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области или по решению руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области иным должностным лицам органа исполнительной власти Волгоградской области. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
3.8. Подлинник документа направляется исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные исполнители получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронному образу документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти Волгоградской области.
(абзац введен постановлением Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
3.9. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
(п. 3.9 в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
3.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Ненадлежаще оформленные документы возвращаются исполнителю.
3.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
3.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через службу делопроизводства.
3.13. В органе исполнительной власти Волгоградской области службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области в установленном им порядке.
3.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению.