(в редакции постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
В настоящих Правилах используются следующие основные термины и определения:
(в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Волгоградской области;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;
(в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним;
(в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 22.08.2016 N 465-п)
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.