5.1. Орган исполнительной власти Волгоградской области формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
5.2. Формирование документального фонда органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области.
5.3. Номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области;
б) ежегодно утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области и вводится в действие с 01 января следующего года;
в) утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области после согласования с ЭПМК:
один раз в 5 лет;
в случае изменения полномочий и (или) структуры органа исполнительной власти Волгоградской области.
5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти Волгоградской области являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области.
5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.6. Дела со дня их формирования и до передачи в архив органа исполнительной власти Волгоградской области или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
5.7. Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области, и после его истечения подлежат возврату.
Государственным органам и организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти Волгоградской области не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области. Передача дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области.
5.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа исполнительной власти Волгоградской области не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.11. Основой составления описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
5.12. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти Волгоградской области определяется комитетом культуры Волгоградской области.
(в ред. постановления Администрации Волгоградской области от 23.05.2016 N 263-п)