6.1. В органе исполнительной власти Волгоградской области создаются и используются документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
6.2. Электронный документ создается, обрабатывается, хранится в единой автоматизированной системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - АСЭД) и может быть распечатан на бумажном носителе только при необходимости получения его бумажной копии.
6.3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
При передаче электронных документов в другие государственные органы электронные документы подписываются средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, регулирующими порядок использования ЭП.
6.4. Поступающие участнику АСЭД электронные документы в установленном порядке проходят проверку в службах делопроизводства.
6.5. При передаче электронных документов на рассмотрение, исполнение или подписание, а также отправке электронных документов и последующем их хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
6.6. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе внутреннего электронного документооборота органа исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
6.7. Состав электронных документов, используемых в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области, и состав документов, не подлежащих сканированию для создания электронного образа документа, устанавливаются правовым актом органа исполнительной власти Волгоградской области с учетом условий и специфики его деятельности и в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
6.8. Виды электронных документов, используемых в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области, формируются в дела, указываются в номенклатуре дел органа исполнительной власти Волгоградской области и индексируются в порядке, установленном для дел, составленных из документов на бумажном носителе.
6.9. Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
6.10. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.
6.11. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП, обеспечивающих возможность их проверки.
6.12. После истечения установленного срока хранения:
электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;
электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.