3.1. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, как правило, печатаются в машинописных бюро органов исполнительной власти. В отдельных случаях печатание таких документов допускается в структурных подразделениях органов исполнительной власти под ответственность руководителей этих подразделений с соблюдением требований настоящей Инструкции.
Категорически запрещается создавать неучтенные документы с пометкой "Для служебного пользования" или копии с них.
3.2. Объекты информатизации <*>, предназначенные для обработки служебной информации ограниченного распространения, должны быть аттестованы по требованиям безопасности информации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
________________
<*> Объектами информатизации считается совокупность информационных ресурсов, средств и систем обработки информации, используемых в соответствии с заданной информационной технологией, а также средств их обеспечения, помещений или объектов (зданий, сооружений, технических средств), в которых эти средства и системы установлены, или помещений и объектов, предназначенных для ведения конфиденциальных переговоров.
3.3. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны иметь следующие обязательные реквизиты:
пометку "Для служебного пользования" - ставится в правом верхнем углу;
номер экземпляра - проставляется ниже пометки "Для служебного пользования" и центрируется по отношению к ней;
количество отпечатанных экземпляров, список адресатов, фамилии и инициалы исполнителя и лица, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя, регистрационный номер, дата - указываются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.
3.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" более чем в четыре адреса исполнитель составляет расчет рассылки, в котором поадресно проставляется номер экземпляра отправляемого документа.
Расчет рассылки подписывается руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти, готовившего документ, и прикладывается к подлиннику документа.
3.5. При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер и номер экземпляра, пометка "Для служебного пользования" и количество листов документа, при этом, если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, в сопроводительном письме указывается "Только в адрес". Каждое приложение должно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов.
3.6. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе уничтожаются с отражением факта уничтожения в журнале учета служебных документов.
3.7. Тиражирование (размножение), снятие копий и производство выписок из документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по письменному указанию руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти.
Дополнительно размноженные экземпляры документа с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан. На последнем листе размноженных документов проставляются фамилия и инициалы работника, размножившего документ.
Размноженные экземпляры документа с пометкой "Для служебного пользования" передаются работнику, ответственному за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", при этом в учетных данных и на последнем листе оригинала делается отметка о количестве дополнительно размноженных экземпляров. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документов с пометкой "Для служебного пользования" продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.
Копии с документов с пометкой "Для служебного пользования", поступивших из других организаций, снимаются с разрешения органов, их издавших. Запрещается снимать копии с предварительно не учтенных документов с пометкой "Для служебного пользования".
В случае если документ поступил из другой организации, производство выписок из него допускается в части, относящейся непосредственно к деятельности органа исполнительной власти, получившего документ, на основании письменного разрешения руководителя органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения аппарата Губернатора Волгоградской области, ответственного за исполнение документа по резолюции Губернатора Волгоградской области. На выписках из документов после наименования документа проставляется отметка "Выписка".
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 12.03.2015 N 197)
Копии и выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются за отдельными номерами. При этом на документе, а также в соответствующем журнале учета проставляется отметка с указанием даты и количества экземпляров выписок, номеров листов или пунктов документа, а также регистрационный номер выписки.