2.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящей Инструкции.
2.2. Работать с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, вне служебных помещений запрещается.
2.3. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в органах исполнительной власти осуществляется работниками, ответственными за прием и учет несекретной документации. В случае служебной необходимости допускается прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, непосредственно в структурных подразделениях органов исполнительной власти.
2.4. Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" ведется отдельно от несекретной корреспонденции в журнале учета служебных документов по форме согласно приложению. Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Законченный производством журнал учета служебных документов хранится не менее пяти лет.
2.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, при этом к входящему (исходящему) учетному номеру добавляется пометка "ДСП". Документы учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.
Ошибочно поступившие документы с пометкой "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.
2.6. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
передаются исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, под расписку;
доставляются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, курьерами организаций по реестрам или распискам;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, подписавшего документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
2.7. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
2.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники органов исполнительной власти обязаны передать через службу делопроизводства находящиеся у них на исполнении (контроле) документы с пометкой "Для служебного пользования" другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти.
2.9. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документы с пометкой "Для служебного пользования" в службу делопроизводства.
2.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.11. Уничтожение дел и документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое назначение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.12. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением (приказом) руководителя органа исполнительной власти. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В архивах органов исполнительной власти, где сосредоточено большое количество изданий, дел и материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
2.13. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель органа исполнительной власти и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю органа исполнительной власти.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения руководителем органа исполнительной власти передаются в государственный архив Волгоградской области.
2.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.