3.1. Организатор МВК определяет дату, время, место проведения МВК, тематику МВК и назначает координатора МВК. Дата, время и место проведения МВК согласовываются с администратором МВК посредством телефонной или электронной связи.
3.2. Заявка на проведение МВК (далее именуется - заявка) в комплексе зданий согласовывается вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.
3.3. Мероприятия с использованием системы видео-конференц-связи проводятся в рабочее время. Одновременно с использованием системы видео-конференц-связи может проводиться только одно мероприятие. Временной интервал между мероприятиями в режиме МВК должен составлять не менее 30 минут. Указанные интервалы необходимы для проверки и тестирования обеспечивающего оборудования администратором МВК.
Проведение мероприятий с использованием системы видео-конференц-связи в нерабочее время возможно только по поручению Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области либо по заявке руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области - организатора МВК, согласованной с Губернатором Волгоградской области или вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области либо с администратором МВК и первым заместителем (заместителем) Губернатора Волгоградской области, непосредственно руководящим деятельностью руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области - организатора МВК.
3.4. Координатор МВК:
1) по поручению организатора МВК не позднее одного рабочего дня до даты проведения МВК направляет в Управление заявку посредством единой автоматизированной системы электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. При этом датой и временем подачи заявки является дата и время ее регистрации в Управлении. В заявке указываются:
организатор МВК;
фамилия, имя, отчество и контактные данные координатора МВК;
список участников МВК;
дата, время и место проведения МВК;
продолжительность МВК;
контактные данные участников МВК для обратной связи (при необходимости);
раскладка отображения участников МВК и материалов МВК (при необходимости);
2) обеспечивает оповещение участников МВК.