12.1. Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме (приложение 9).
12.2. Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты:
наименование - телеграмма;
отметка о категории ("Люкс", "Срочная" и т.п.);
адресат - подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата;
текст;
исходящий номер и дата;
подпись;
отметка об исполнителе.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается через два интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.
Отдельной строкой указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресатов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм".
В нижней части телеграммы под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются исходящий номер и дата, адрес отправителя (просп. им. В.И. Ленина, д. 9, Волгоград, 400098), наименование организации (аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области). Ниже располагается реквизит подписи должностного лица, отметка об исполнителе.
12.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
12.4. Телеграммы для отправки принимаются канцелярией в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй с подписью должностного лица и визой исполнителя, подготовившего документ, остается в канцелярии.
12.5. Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
12.6. Не рекомендуется дублирование поздравительных телеграмм в один адрес.
12.7. Срочные телеграммы отправляются немедленно. В рабочие дни после 17 ч 30 мин., а также в выходные и праздничные дни телеграммы отправляются работником (дежурным) отдела обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области управления протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198)
При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.