6.1. Документы аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области являются государственной собственностью Волгоградской области и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.
6.2. Подготовка документов к передаче в сектор архива включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
6.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Основные критерии: происхождение, содержание, внешние особенности документа.
6.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
законодательства Российской Федерации и Волгоградской области об архивном деле и документационном обеспечении;
нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и министерства культуры Волгоградской области.
6.5. Экспертиза ценности документов в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке к передаче дел в сектор архива;
в секторе архива - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
6.6. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно сотрудниками структурных подразделений аппарата под методическим и практическим руководством работников сектора архива.
6.7. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется:
отбор дел постоянного срока хранения и по личному составу для передачи в сектор архива;
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурном подразделении аппарата;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу проводится путем полистного просмотра дел.
Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
6.8. Экспертизу ценности документов с отметкой "ЭПК" осуществляет сектор архива.
6.9. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата составляются описи дел постоянного срока хранения, по личному составу, а также оформляется предложение о включении в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
6.10. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, которую готовит сектор архива, и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".
6.11. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются по форме согласно приложению 16 и представляются в сектор архива не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
6.12. Описательная статья описи дел структурного подразделения аппарата имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.