1.1. В аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота.
1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Герба Волгоградской области, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
1.3. Перечень управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается распоряжением аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области в соответствии с типовым перечнем управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утвержденным постановлением Правительства Волгоградской области.
При составлении номенклатуры дел для документов, входящих в названный перечень, указывается "Дело ведется в электронном виде".
1.4. В системе электронного документооборота обрабатываются все документы (в том числе внутренние) независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.
Исключение составляют:
документы, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;
приложения без основного документа или сопроводительного письма;
государственные контракты (договоры);
платежные документы;
формы статистической отчетности, приложенные органами статистики к сопроводительному письму;
копии лицензий;
судебные постановления;
документы исполнительного производства;
сброшюрованные приложения, книги, презентационные материалы.
1.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
1.6. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
вид документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;