3.2.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов включает в себя следующие этапы:
подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (создание файла с текстом электронного документа);
создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего) электронного документа, внесение сведений о связанных электронных документах);
формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа;
отправку отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.
3.2.2. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в системе электронного документооборота включает в себя:
согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа заинтересованными лицами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области;
направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;
доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на согласование повторно.
3.2.3. Проверка правильности оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:
проверку соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильности их оформления);
направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний по оформлению;
доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на проверку правильности оформления повторно.
3.2.4. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:
ознакомление с содержанием отправляемого (исходящего) электронного документа;
подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при отсутствии замечаний;
направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;
доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на подписание повторно.
3.2.5. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственный исполнитель (исполнитель) обязан:
доработать электронный документ в соответствии с полученными замечаниями;
повторно сформировать маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;
направить проект отправляемого (исходящего) электронного документа на согласование, проверку правильности оформления и подписание повторно.
3.2.6. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется на регистрацию.
Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
В РКК заполняется поле "Дело по номенклатуре" в соответствии с номенклатурой дел, регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа.
После регистрации в системе электронного документооборота документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки адресату.
3.2.7. Для бумажной версии отправляемого (исходящего) электронного документа на этапе регистрации производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись лицу, выполнившему процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.
После завершения процедуры регистрации и подписания отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование.