3.1.2.1. Документы, поступившие в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных образов документов (сканирования).
При сканировании документов для последующего вложения в системе электронного документооборота необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - ч/б (либо цветную для страниц, содержащих подпись и печать); разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).
3.1.2.2. Документ, поступивший на бумажном носителе, после проведения предварительной обработки регистрируется службой делопроизводства в системе электронного документооборота путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа:
регистрационный номер электронного документа;
дата электронного документа;
заголовок (краткое содержание) электронного документа;
вложение (электронный образ документа);
связанный документ (если таковой указан в тексте и зарегистрирован в системе электронного документооборота).
3.1.2.3. После заполнения в РКК обязательных реквизитов формируется маршрут прохождения документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.