11.1. В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи) выделяют следующие виды деловой переписки и их названия: деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).
11.2. Служебные письма готовятся как:
отчеты об исполнении поручений Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области;
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198, от 16.07.2014 N 614)
исполнение поручений Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области и Правительства Волгоградской области по обращениям граждан;
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198)
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области;
ответы на запросы различных организаций и физических лиц;
инициативные письма.
11.3. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
должность лица - автора документа;
справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование (заголовок) либо аннотация документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.
Вышеперечисленные реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 2 раздела III Инструкции.
11.4. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.
Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках структурных подразделений аппарата.