4.1. Поступившие (входящие) документы, подлежащие регистрации, после их предварительной обработки регистрируются канцелярией. Регистрация поступивших (входящих) документов производится независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.
Передача документов Губернатору Волгоградской области, вице-губернатору - руководителю аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, первым заместителям председателя Правительства Волгоградской области, заместителям председателя Правительства Волгоградской области без регистрации в канцелярии не допускается.
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198, от 16.07.2014 N 614)
Документы регистрируются в день их поступления либо, в случае если документы поступили после 16 часов или в нерабочее время, - на следующий рабочий день. Документы с отметкой "Срок!" регистрируются незамедлительно.
Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. В качестве отдельных регистрируемых массивов документов выделяются: документы, поступающие из вышестоящих органов власти, от зарубежных корреспондентов, обращения граждан.
На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижней части первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
4.2. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из:
индекса структурного подразделения аппарата, определяемый при предварительном рассмотрении документа канцелярией и присваиваемый в соответствии с классификатором структурных подразделений аппарата;
проставляемого через дефис индекса дела по номенклатуре дел канцелярии;
проставляемого через косую черту порядкового номера документа в пределах календарного года.
Например: N 03-2/16023.
4.3. В целях учета и поиска документов при регистрации документа вносится следующая информация:
тип документа;
краткое содержание документа;
дата документа;
номер документа;
адресант;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
адресат;
вид доставки документа;
количество листов;
состав приложения;
индекс структурного подразделения аппарата;
индекс дела;
регистрационный номер;
дата регистрации;
сведения о документах, связанных с ним.
4.4. Зарегистрированные документы доставляются работниками канцелярии в приемные Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области и в структурные подразделения аппарата в 10 ч 30 мин., 15 ч 30 мин., 17 ч 00 мин. Телеграммы, федеральные правовые акты, документы с пометкой "Для служебного пользования", проекты законов, представляемые Волгоградской областной Думой на подписание Губернатору Волгоградской области, а также документы отдела государственных наград управления по вопросам государственной службы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области и финансового управления аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области доставляются под подпись.