6.1. Все документы, в том числе документы с поручениями Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области, направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата и органы исполнительной власти Волгоградской области через канцелярию.
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198, от 16.07.2014 N 614)
6.2. Структурные подразделения аппарата или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день).
Руководители структурных подразделений аппарата организуют исполнение поступивших документов. Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение аппарата.
6.3. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения в целом, согласно своей сфере ведения. Ответственный исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.
6.4. Работники структурных подразделений аппарата в процессе исполнения входящего документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в аппарате;
согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;
доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
в необходимых случаях подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа;
представление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителю;
регистрацию отправляемого (исходящего) документа в системе электронного документооборота.
6.5. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
6.6. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших на имя Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области, несут руководители и сотрудники структурных подразделений аппарата.
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198, от 16.07.2014 N 614)
6.7. Исполненные в установленный срок документы передаются в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.