2.1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
2.2. В аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуется - номенклатура дел аппарата).
2.3. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата, согласовывается с сектором архива, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата и представляется в отдел обеспечения документооборота и делопроизводства.
Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить ее в отдел обеспечения документооборота и делопроизводства.
2.4. Номенклатура дел аппарата составляется отделом обеспечения документооборота и делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата.
2.5. Номенклатура дел аппарата визируется начальником управления делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, начальником отдела обеспечения документооборота и делопроизводства, заведующим сектором архива и после согласования постоянно действующей экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуется - ЭК аппарата) направляется на согласование в экспертно-проверочную и методическую комиссию министерства культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК), после чего утверждается вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198)
2.6. Номенклатура дел аппарата согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области разрабатывается новая номенклатура дел аппарата, которая подлежит согласованию с ЭПМК в установленном порядке.
2.7. Номенклатура дел аппарата готовится не менее чем в трех экземплярах: 1-й подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, 2-й подлинный экземпляр направляется в государственное казенное учреждение "Государственный архив Волгоградской области" и 3-й экземпляр - копия, заверенная в установленном порядке, используется как рабочий экземпляр в секторе архива.
2.8. Номенклатура дел аппарата в конце каждого года уточняется и после согласования с ЭК аппарата утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
Наименованиями разделов номенклатуры дел аппарата являются названия структурных подразделений аппарата. Разделы номенклатуры дел аппарата располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
2.9. В номенклатуру дел аппарата включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области. В пределах каждого раздела номенклатуры дел документы располагаются по тематическим группам, группы - по номинальному признаку в логической связи и последовательности.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
2.10. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата и номенклатура дел аппарата оформляются согласно приложениям 11 и 12 соответственно. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области цифрового обозначения структурного подразделения аппарата и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения аппарата. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел аппарата рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, отражающих основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал регистрации и так далее) или разновидности документов (постановления, распоряжения и так далее);
название структурного подразделения аппарата (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов.