10.1. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
10.2. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и представляются в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов).
10.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в канцелярии.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным сотрудников отдела обеспечения документооборота и делопроизводства, осуществляющих данную работу, для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.