Ситуация в части использования информационно-коммуникационных технологий в деятельности архивных учреждений республики мало чем отличается от библиотечных и музейных учреждений. В настоящее время к сети Интернет подключены только четыре из 13 существующих в республике архивов: 3 муниципальных архива (Таштыпский и Ширинский муниципальные районы, г. Саяногорск) и 1 государственный - Национальный архив Республики Хакасия.
В то же время, необходимость реализации в электронном виде услуги по выдаче копий архивных справок, подтверждающих право владения землей, необходимость организации в архивах полноценных компьютерных аудиторий для работы пользователей с архивной информацией, использование в архивах республики автоматизированной системы учета "Архивный фонд" предполагает подключение компьютерной техники муниципальных архивов к сети Интернет.
В настоящее время, центров общественного доступа, как то предполагает План реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, не имеет ни один архив Республики Хакасия. Компьютерная аудитория (2 компьютера в читальном зале) организована только в Национальном архиве Республики Хакасия, однако используемая для ее организации компьютерная техника не подключена к сети Интернет, следовательно, не имеет доступа к его информационным ресурсам и информационно-правовым базам, используемым в республике. Данные компьютеры используются пользователями только для печатания текстовых материалов.
Создание компьютерных аудиторий в архивах республики позволит организовать работу исследователей на качественно более высоком уровне, обеспечить одновременный доступ как к информационным ресурсам непосредственно архива, так и к ресурсам правовых баз и информационным ресурсам органов государственной власти и местного самоуправления.
В настоящее время пользователи (исследователи) архивной информации также не имеют доступа к научно-справочному аппарату (далее - НСА) государственного архива республики в электронном виде. В архивах республики существует НСА для использования сотрудниками архивов: электронная база "Архивный фонд 3", обеспечивающая пофондовый учет документов; межархивный справочник документов по личному составу; электронная база "Фотокаталог". Однако эти информационные базы не обеспечены защитой от несанкционированного изменения данных, поэтому в настоящее время не могут быть предоставлены для использования в свободном доступе.
Работа по созданию архивных фондов в электронном виде, что также является одним из мероприятий Плана реализации Стратегии развития информационного общества, частично ведется в ГУ РХ "Национальный архив Республики Хакасия", где своими силами осуществляется перевод в электронный вид фотодокументов. К сожалению, существующая материально-техническая база и отсутствие средств на приобретение специализированного оборудования, а также организацию работы по оцифровке особо ценных архивных документов не позволяет обеспечить ее выполнение.
В муниципальных архивах республики работа по переводу документов в электронный вид не ведется по аналогичным причинам, в то же время практически все архивы (кроме муниципального архива Боградского района в связи с отсутствием компьютера) осуществляют работу по формированию электронной базы "Архивный фонд", в котором осуществляется пофондовый электронный учет документов. Данная программа предоставлена архивам республики Федеральным архивным агентством, в настоящее время проводится работа по конвертации фондов в программный комплекс новой версии, которая должна быть закончена в течение 2010 года.
Перевод архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, в электронную форму позволит обеспечить лучшую сохранность документов Архивного фонда Республики Хакасия, так как при необходимости обращения к документу можно будет воспользоваться его цифровой копией, что особенно важно при работе исследователей с особо ценными документами.
Внедрение информационных технологий во все сферы деятельности человека, в том числе в архивное дело, максимальная открытость информации о деятельности органов управления, государственных и муниципальных учреждений в соответствии с законодательством, ориентация на предоставление государственных услуг в электронном виде приводит к необходимости обеспечения архивов республики выходом в информационные сети и создания собственных Интернет-ресурсов, в том числе веб-сайтов.
В настоящее время большинство муниципальных архивов и архивных отделов администраций муниципальных образований не имеют не только собственных сайтов, но и страничек архивов на сайтах администраций муниципальных образований, что ограничивает право пользователей информационных сетей на доступ к определенной части информации, связанной с деятельностью данных учреждений.
Таким образом, информатизация учреждений культуры и архивного дела в Республике Хакасия, внедрение в этих учреждениях информационно-коммуникационных технологий, перевод документной информации, библиотечных, музейных и архивных фондов в электронный вид и организация доступа к этим фондам в информационных сетях общего доступа, а также предоставление услуг гражданам и организациям в электронном виде являются основными задачами, решение которых в ближайшие годы необходимо для создания основы информационного общества в Республике Хакасия.
Данные задачи не могут быть решены отдельными учреждениями культуры Республики Хакасия, Министерством культуры Республики Хакасия, так как предполагают:
- привлечение большого объема финансовых ресурсов, выделение которых предполагается из республиканского и муниципальных бюджетов Республики Хакасия;
- межведомственное взаимодействие отдельных органов государственной власти Республики Хакасия, местного самоуправления по вопросам координации внедрения ИКТ в деятельность государственных и муниципальных учреждений, выработки единого подхода по использованию компьютерной техники, программного обеспечения для создания в республике единых информационных сетей общего доступа.
На основании вышеизложенного предлагается обеспечить программно-целевой подход в реализации мероприятий по внедрению ИКТ в деятельность учреждений культуры и архивов Республики Хакасия.