7. Порядок работы с электронными документами (электронными образами документов)
34. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Для работы с регистрационными данными документа в СЭД создается, отправляется и хранится регистрационная карточка (далее - РК) документа или регистрационная карточка проекта документа (далее - РКПД), которая является неотъемлемой частью документа.
35. Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронного образа документа несет Участник в лице должностного лица - пользователя СЭД, внесшего (зарегистрировавшего) РК документа (РКПД) в СЭД.
36. В СЭД существуют следующие виды документопотоков:
поступающая документация, в том числе обращения граждан (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация Участника.
37. При создании (регистрации) электронного документа, электронного образа документа в обязательном порядке заполняются следующие регистрационные данные:
в РК документа для поступающей документации (входящей) согласно приложению 2;
в РК документа для отправляемой и внутренней документации (исходящей) согласно приложению 3;
в РКПД согласно приложению 4.
38. К РК документа (РКПД) в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) с текстом документа.
Допустимый формат прикрепляемых файлов:
для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), текстовый формат (TXT);
для электронных образов документа: Portable Document Format (PDF), Tagged Image File Format (TIFF).