103. Все проверки, проводимые органом ГПН, должны регистрироваться и учитываться.
Регистрация и учет проверок возлагаются на орган ГПН, начальник (заместитель начальника) которого издал распоряжение о проведении проверки.
104. Проведенная проверка в течение трех рабочих дней после подписания должностным лицом (должностными лицами) органа ГПН акта проверки, акта проверки физического лица - правообладателя регистрируется в журнале органа ГПН по учету проверок. Учет актов по результатам рассмотрения заявления и заключений ведется в журнале учета выданных заключений.
105. Должностное лицо органа ГПН по окончании каждой проверки обязано в течение трех рабочих дней доложить начальнику органа ГПН либо его заместителю в устной форме об исполнении государственной функции. После проверки документов начальник органа ГПН либо его заместитель ставит соответствующую визу о согласовании на втором экземпляре акта проверки, приобщаемого к материалам КНД.
106. В каждом органе ГПН обязанности по ведению делопроизводства при проведении проверок, а также контроля за указанным делопроизводством включаются в должностные обязанности одного или нескольких сотрудников. В органе ГПН предусматривается ведение:
перечней объектов защиты и (или) территорий (земельных участков);
журнала учета объектов;
журнала органа ГПН по учету проверок;
журнала учета дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения;
журнала учета выданных заключений;
журнала учета профилактической работы;
журнала учета консультаций;
учетных карточек личной консультации гражданина.
В журналах, за исключением журнала учета объектов, ведется сквозная нумерация в течение года, начиная с первого числа наступившего года.
Допускается ведение журналов и перечней объектов защиты, которым присвоены категории риска, в электронном виде при условии ежедневного сохранения дубликата информации на магнитном носителе и ежемесячной архивации на бумажном носителе (с нарастающим итогом с начала календарного года в течение пяти лет).
107. КНД характеризует противопожарное состояние объекта надзора, формируемое на каждый объект защиты (орган власти) и содержит копии правоустанавливающих документов, распоряжения, решения об отнесении объекта защиты и (или) территории (земельного участка) к соответствующей категории риска и решения об изменении категории риска на более высокую или низкую, акты проверок, акты проверок физических лиц - правообладателей со всеми приложениями, акты обследования и заключения, а также, в случаях выявления нарушений требований пожарной безопасности, копии постановлений по делам об административных правонарушениях, вынесенные должностными лицами органов ГПН, копии протоколов об административных правонарушениях, рассмотрение которых подведомственно судебным органам, копии постановлений судебных органов по результатам рассмотрения протоколов об административных правонарушениях, копии предписаний об устранении нарушений и (или) по устранению несоответствия, бланки учета инструктажей с работниками (обслуживающим персоналом) объекта, оригиналы или копии других документов по вопросам обеспечения пожарной безопасности объектов защиты за период, равный периодичности проведения плановых проверок объекта защиты согласно присвоенной категории риска, но не менее чем за 5 лет.
При наличии на обслуживаемой органом ГПН территории нескольких объектов защиты и (или) территорий (земельных участков), принадлежащих (эксплуатируемых) одному лицу - правообладателю (одним лицом - правообладателем), КНД может вестись в отношении конкретного лица - правообладателя объекта защиты.
В КНД приобщаются материалы по вопросам пожарной безопасности на объекте защиты и (или) территории (земельном участке) (в органе власти), полученные только в официальном порядке.
В случае поступления информации о новом объекте защиты орган ГПН в десятидневный срок направляет запросы в уполномоченные органы, в том числе в рамках межведомственного информационного взаимодействия с целью получения первичной информации для формирования КНД и планирования проверок. До проведения первой проверки КНД на новый объект защиты содержит поступившие из уполномоченных органов или иных источников копии правоустанавливающих документов в объеме, необходимом для назначения проверок. С учетом критериев отнесения объектов защиты и (или) территории (земельного участка) к определенной категории риска принимается решение по отнесению объекта защиты и (или) территории (земельного участка) к одной из категорий риска.
108. Хранение прекращенных дел об административных правонарушениях, а также дел, по которым исполнены постановления, осуществляется по месту нахождения органа ГПН, вынесшего постановление по делу об административном правонарушении. Дела об административных правонарушениях хранятся в течение двух лет со дня окончания исполнения постановления.
109. Порядок хранения журналов (магнитных и бумажных носителей при ведении журналов в электронном виде), КНД, дел об административных правонарушениях, находящихся в производстве, планов-графиков государственного инспектора по пожарному надзору, осуществляющего государственную функцию, определяет путем издания распорядительного документа начальник органа ГПН с учетом возможности оперативного доступа к необходимым материалам.