196. Все полученные из других воинских частей, а также изготовленные в типографиях несекретные служебные издания учитываются по журналу учета служебных изданий. На сопроводительных письмах, при которых они получены, указывается, за какими номерами учтены эти издания по журналу учета, а должностное лицо, получившее служебные издания на хранение, расписывается в этом.
На служебных изданиях, остающихся для пользования внутри воинской части, на обложке и титульном листе штампом проставляется учетный номер. Дополнительно полученные экземпляры служебных изданий учитываются за новыми номерами.
Несекретные служебные издания при их печатании и тиражировании подлежат предварительному и последующему контролю органами информационной безопасности в средствах массовой информации.
197. Тиражи и расчеты рассылки служебных изданий утверждаются начальниками главных штабов видов Вооруженных Сил, штабов военных округов, флотов, родов войск Вооруженных Сил, им равными и выше, руководителями департаментов, начальниками главных и центральных управлений Министерства обороны.
Служебные издания с учетом их содержания направляются по подчиненности и только в те воинские части, для которых они действительно необходимы.
Пересылка служебных изданий через штабы военных округов в воинские части, непосредственно подчиненные главнокомандующим видами Вооруженных Сил, командующим родами войск Вооруженных Сил, руководителям департаментов, начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны, дислоцирующиеся на территории военных округов, запрещается.
198. Служебные издания, поступающие для рассылки, рассылаются за инвентарными номерами, исходящими номерами (если они присвоены изданию) или при сопроводительных письмах, в которых указываются наименование и количество экземпляров изданий. Сопроводительные письма, при которых получены или отправлены служебные издания, подшиваются в отдельное дело. Расчеты рассылки в этом случае подписываются исполнителем и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
199. Для временного пользования служебные издания высылаются в другие воинские части с сопроводительным письмом. Отметка об отправке служебного издания в журнале учета не производится, и по возвращении служебные издания хранятся за прежними инвентарными номерами. Отметки о возвращении изданий производятся на сопроводительных письмах. Контроль за возвращением этих служебных изданий осуществляется службой делопроизводства.
200. Служебные издания пересылаются через объекты почтовой связи Федерального агентства связи или через узлы и станции фельдъегерско-почтовой связи.
201. В случае износа или окончания журнала учета служебных изданий, а также в тех случаях, когда большинство служебных изданий разослано или уничтожено, с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей может быть произведен переучет служебных изданий и заведен новый журнал.
Переучет производится службой делопроизводства. Для проверки правильности переучета по приказу командира (начальника) воинской части назначается комиссия. Комиссия обязана проверить наличие всех имеющихся служебных изданий, сверить записи в старых и новых журналах, оправдательные документы, подтверждающие отправку или уничтожение служебных изданий, и удостоверить актом правильность перерегистрации. В новый журнал учета переносятся только те служебные издания, которые к моменту переучета имеются в воинской части.
После переучета служебных изданий старый журнал учета уничтожается по истечении установленного срока хранения.
202. При наличии в воинской части большого количества служебных изданий (более 5 тысяч наименований), перерегистрация которых связана с большими трудностями, разрешается заводить новые журналы учета. При этом для отличия от старых инвентарных номеров на служебных изданиях перед номерами проставляется индекс (например, инв. N 1/1, 1/2, 1/3 и т.д.). Журналы старого учета по мере их закрытия и перерегистрации оставшихся изданий в новые проверяются комиссией с составлением акта.
203. Служебные издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы. Выдача служебных изданий производится под расписку в карточке выдачи или в читательском абонементе. Служебные библиотеки могут вести картотеки на служебные издания. На каждой карточке проставляется инвентарный номер, за которым учтено служебное издание.
204. Передача служебного издания Министерства обороны в сторонние организации производится с разрешения должностного лица, принявшего решение о его издании.
Передача служебных изданий организациям иностранных государств или международным организациям производится на основании международного договора.