127. Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые формируются по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.
128. В каждой воинской части до 15 ноября текущего года службой делопроизводства составляются номенклатура дел (приложение N 11* к настоящей Временной инструкции) и перечень книг и журналов (приложение N 12* к настоящей Временной инструкции), которые вводятся в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Номера формируемых дел по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел номера сохраняются. В номенклатуру дел вносятся все вновь заводимые дела воинской части, а также дела, не законченные ведением в прошлом году.
________________
* Приложения см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
При составлении номенклатуры дел следует исходить из задач, возлагаемых на воинскую часть, планов и отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения*, номенклатур дел за предшествующие годы.
_______________
* Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 года N 033.
129. Номенклатура дел и перечень книг и журналов подписываются начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства, утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Номенклатура дел и перечень книг и журналов учитываются в журнале учета служебных документов, а после годовой проверки наличия служебных документов и перерегистрации переходящих дел, книг и журналов подшиваются в дела. В номенклатуре дел и перечне книг и журналов производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись о количестве дел, книг и журналов, заведенных в течение года и переходящих в номенклатуру и перечень следующего года. Например: "По настоящей номенклатуре за 2008 год заведено 105 дел в 130 томах" или "По настоящей номенклатуре за 2008 год заведено 75 книг и журналов, 3 журнала перенесено в номенклатуру 2009 года".
130. Подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры дел и перечня книг и журналов. Выдача дел, книг и журналов в подразделения воинской части производится под расписку в карточках выдачи (приложение N 13* к настоящей Временной инструкции).
________________
* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
131. Изменения в номенклатуру дел и перечень книг и журналов вносятся с разрешения должностного лица, утвердившего их. Внесенные изменения заверяются подписью начальника (уполномоченного сотрудника) службы делопроизводства.
132. Учетные карточки на вооружение, военную технику и другие материальные средства оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек.
На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульный лист, на котором указываются данные применительно к приложению N 13 к настоящей Временной инструкции.
Заверительные надписи в картотеках оформляются на листе формата карточки, помещаемом за последней карточкой.
Коробки и ящики с карточками, если они не убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться.
Учетные карточки (картотека) на вооружение, военную технику и другие материальные средства подлежат учету по перечню книг и журналов.
133. При реорганизации воинской части, влекущей за собой изменение рода войск, действительного или условного наименования, ведение дел, книг и журналов прекращается и в порядке, установленном настоящей Временной инструкцией, составляются новые номенклатуры дел и перечни книг и журналов, в которые вносятся вновь заводимые дела, книги и журналы.
Вновь сформированные воинские части утверждают номенклатуры и перечни в течение месяца со дня сформирования.
Если воинская часть будет только переименована (присвоено почетное наименование), ведение дел продолжается. В этом случае на обложках под старым наименованием указывается новое наименование воинской части.
134. Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства и исполнителей, магнитные носители информации, которые ведутся в течение нескольких лет, могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей (приложение N 14* к настоящей Временной инструкции). Эта книга вносится в перечень книг и журналов и переучитывается из года в год.
________________
* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
135. По окончании года все дела со сроком хранения 10 лет и более учитываются в инвентарном журнале (приложение N 15* к настоящей Временной инструкции).
________________
* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
136. При небольшом объеме служебной переписки журнал учета служебных документов может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае регистрация документов должна ежегодно начинаться с первого номера.
137. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе в одно дело в порядке поступления и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров в отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив.