Российский бухгалтер, N 6, 2016 год     
Марина Ильина,
эксперт журнала

Премии разовые и по итогам года

В данной статье рассмотрим, когда можно начислить премию по итогам года и разовую премию, Можно ли учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, а также отдельные вопросы по ее начислению и выплаты.

Премии по итогам работы за год

Рассмотрим общие требования и порядок начисления и выплаты годовой премии (премии работы по итогам года). Организация может прописать порядок выплаты премии в следующих документах:

- в трудовом договоре на основании абз.5 ч.2 ст.57 ТК РФ;

- в коллективном договоре на основании ч.2 ст.135 ТК РФ;

- в отдельном локальном документе (Положении о премировании сотрудников) на основании ч.2 ст.135, ч.1 ст.8 ТК РФ);

- в приказе на выплату премии на основании ч.1 ст.8 ТК РФ.

Какой бы ни был документ, в котором установлен порядок выплаты премии по итогам года, в нем необходимо указать источник выплаты.

Основанием для начисления премии является приказ руководителя о поощрении сотрудника. Приказ обязательно должен быть подписан руководителем организации. Кроме того, под роспись с приказом должны быть ознакомлены сотрудники организации, которым назначается премия. Напомним, что форма приказа может быть разработана самостоятельно, или же использоваться унифицированная форма N Т-11 (для одного сотрудника), N Т-11а (для группы сотрудников).

Отражение премии в трудовой книжке сотрудника

Сразу отметим, что вносить записи о премиях по итогам года в трудовую книжку не нужно. Премии, предусмотренные системой оплаты труда организации и носящие регулярный характер, в трудовую книжку вносить не нужно. Об этом свидетельствует п.25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила). Напомним, что в трудовую книжку вносятся только записи о премии, которые связаны с конкретными сотрудниками за отдельные трудовые заслуги. Так, можно внести в трудовую книжку запись о премии за выполнение особо важного задания.

Поскольку выплата премии по итогам года предусмотрена в трудовом, коллективном договоре либо отдельном нормативном документе, ее выплату можно считать регулярной. В связи с этим указывать ее в трудовой книжке сотрудника не следует. Если премия носит разовый характер, ее также не нужно вносить в трудовую книжку. Данный вывод можно сделать на основании норм ч.4 ст.66 Трудового кодекса РФ, а так же п.24 Правил.

Дата выплаты премии по итогам работы за год

Другой вопрос возникает на практике: когда нужно выплачивать премию по итогам работы за год? Сам факт выплаты премии по итогам работы за год до его окончания противоречит сущности этой выплаты. Связано это с тем, что премия назначается по итогам работы прошедшего года. Таким образом, для начисления данной премии необходимо подвести итоги работы за год. Поэтому делать это раньше 31 декабря не целесообразно. Лучше сделать это в начале следующего года.

Кроме этого, начисляя премию по итогам работы за год до окончания календарного года, можно столкнуться с рядом существенных проблем. К примеру, могут возникнуть сложности с начислением премии пропорционально отработанному времени. А если сотрудник в конце года заболеет, уйдет в отпуск или уволится? Иными словами, сотрудник не сможет выполнить свои обязанности. В этом случае придется сделать перерасчет начисленной ему премии. Соответственно, сумма премии уменьшится, излишне выплаченную премию будет необходимо удержать. А как следует из норм ст.137 Трудового кодекса РФ, удерживать из заработной платы данную сумму по инициативе работодателя не законно.

Отражение положения по премированию в учетной политике

Премия по итогам года может быть не предусмотрена в учетной политике. В законодательстве не сказано, в частности в ПБУ 1/2008, не сказано, что организация обязана указывать сведения о начислении премий сотрудникам в учетной политике.

Премия во время отпуска сотрудника

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (далее - Положение) вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения (п.15 Положения). Это говорит о том, что если во время нахождения сотрудника в отпуске ему была начислена премия по итогам работы за предыдущий год, при этом расчетный период, за который она начислена, отработан полностью, отпускные придется пересчитать. В данном случае премия по итогам работы за год начислена после выплаты сотруднику отпускных.

Чтобы в дальнейшем избежать подобной ситуации, премию по итогам работы за год необходимо начислять как можно раньше. Сделать это можно 31 декабря текущего года.

Годовая премия в случае увольнения сотрудника

Выплата годовой премии при увольнении сотрудника зависит от того, что прописано в нормативных документах и в каких формулировках это сделано. Именно приведенная формулировка в документах может стать либо правом работодателя, либо его обязанностью. Предположим, в трудовом договоре указано, что заработная плата сотрудника состоит только из должностного оклада, а премия может быть выплачена с учетом финансовых возможностей организации на основании приказа руководителя. В данной ситуации организация может отказать в выплате годовой премии. При такой формулировке в трудовом договоре отказать в выплате возможно как уволенным, так и действующим сотрудникам.

А вот если в трудовом договоре указано, что премия по итогам года выплачивается на основании критериев, установленных в положении о премировании, то при выполнении сотрудником данных критериев, организация обязана выплатить ему премию. В этом случае возникает обязанность работодателя, которая будет распространяться и на уволенных сотрудников. Уволенный сотрудник может заявить о выплате ему премии полностью, а также вправе потребовать выплаты компенсации за задержку заработной платы.

Как показывает судебная практика, работодатель может отказать в выплате годовой премии уволенным сотрудникам, к которым было применено административное взыскание. Но при этом сам факт нарушения трудовой дисциплины необходимо доказать. Если работодатель не сможет подтвердить факт нарушения трудового порядка данного сотрудника, суд может вынести решение о восстановлении данного сотрудника на работу.

Если руководитель принимает решение выплатить уволившемуся сотруднику премию по итогам работы за год, возникает вопрос: можно ли учесть данную премию, если она начислена за трудовые показатели, но после увольнения сотрудника?

Если выплата годовой премии предусмотрена трудовым договором с сотрудником, то ее можно учесть после увольнения в соответствии с абз.5 ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ и ст.255 Налогового кодекса РФ. Из норм ст.140 Трудового кодекса РФ вытекает, что в случае увольнения работника выплата всех причитающихся сумм производится в день его увольнения. Однако, сумма премии на момент его увольнения не известна. Премию, предусмотренную коллективным, трудовым договором, или иными документами организации, можно учесть в расходах организации. При этом премия должна быть начислена пропорционально отработанному времени сотрудника. Об этом свидетельствует письмо Минфина РФ от 25 октября 2005 года N 03-03-04/1/294.

Дата принятия данных расходов к учету будет зависеть от метода, применяемого в организации. Если в учетной политике организации установлен метод начисления, момент признания расходов в виде премии по итогам работы за год будет зависеть еще от того, к прямым или косвенным расходам она относится. Косвенные расходы в соответствии с п.2 ст.318, п.4 ст.272 Налогового кодекса РФ признаются в момент начисления.

Прямые расходы согласно п.2 ст.318 Налогового кодекса РФ учитываются по мере реализации продукции (работ, услуг), в стоимости которых они учтены. Но в соответствии с абз.3 п.2 ст.318 Налогового кодекса РФ, если организация занимается оказанием услуг, то прямые расходы она может учитывать в момент их начисления.

Как правило, согласно нормам ст.318, 320 Налогового кодекса РФ премии относятся к косвенным расходам. Но есть исключения. Так, премии, выплачиваемые сотрудникам, занятым в производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), относятся к прямым расходам на основании абз.7 п.1 ст.318 Налогового кодекса РФ.

Если организация использует кассовый метод, премии выплачиваются за счет расходов по обычным видам деятельности и включаются в состав расходов в момент их выплаты сотруднику.

Чаще всего премии выплачиваются в месяце, следующем за их начислением. В связи с этим согласно п.11 ПБУ 18/02 в учете возникают вычитаемые временные разницы. Соответственно, это приводит к образованию отложенного налогового актива. Если премии по итогам работы за год не уменьшаю налогооблагаемую прибыль организации, в учете образуются постоянные разницы, которые в дальнейшем переходят в постоянные налоговые обязательства.

НДФЛ и страховые взносы