37. Регистрация музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в специальных инвентарных книгах (Приложения N 5, 6, 7) производится на основании актов: приема, опробования и экспертизы. Для советской нумизматики, кроме того, на основании официальных сведений Гознака (Приложение N 8).
38. Специальные инвентарные книги учета музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней ведутся по следующим разделам или отдельным книгам в зависимости от количественного состава фонда*:
________________
* При отнесении предмета к тому или иному разделу (к книге) следует исходить из основного материала предмета. Для небольших коллекций драгоценных металлов и драгоценных камней запись может вестись без выделения разделов.
а) для предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и драгоценных камней:
- металлы платиновой группы;
- золото (в т.ч. драгоценные камни в золоте или серебре или металлы группы платина-золото);
- серебро;
б) для предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части:
- металлы платиновой группы;
- золото в сочетании с серебром или металлами платиновой группы;
- сплавы серебра различных проб;
в) для нумизматики**:
________________
** В музеях, имеющих большой фонд нумизматических материалов (в т.ч. клада монет), книги научной инвентаризации могут быть приравнены к книгам спецучета (специальным инвентарным книгам), а сам фонд - к фонду спецхранения.
- металлы платиновой группы;
- золото или металлы платиновой группы в сочетании с золотом;
- серебро.
39. Предметы, в которых драгоценные металлы находятся в виде инкрустации, насечек и покрытий, тканевые предметы с использованием драгоценных металлов в виде нитей, проволоки, блесток и других мелких украшений (в шитье, парче, кружевах, бахроме и др.), а также полудрагоценные и прочие камни (турмалины, гиацинты, топазы, хризолиты, бирюза, кораллы, опалы, яшма, агат, малахит, кварц и его разновидности по цвету и др.) учитываются в порядке, предусмотренном для всех музейных предметов, в книгах поступлений и инвентарных книгах и записываются с указанием наименований.
Учету в специальных инвентарных книгах такие предметы не подлежат.
40. Обезличенный оброн (драгоценных камней, жемчуга и деталей из драгоценных металлов) должен находиться на хранении в фондах и подлежит специальному актированию и учету по количеству и массе каждой детали или драгоценного камня в книге временных поступлений до момента определения его принадлежности. В последнем случае составляется акт и делается соответствующая отметка в книге, а предмет (оброн) получает учетный номер предмета (по книге поступлений и инвентарной книге), которому он принадлежит.
41. Специальные инвентарные книги учета драгоценных металлов и драгоценных камней должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящей организации.
На обороте последнего листа книги делается надпись: "в настоящей инвентарной книге учета драгоценных металлов и драгоценных камней пронумеровано, прошнуровано и опечатано (количество прописью) листов с номера по номер". Книга заверяется подписями: директора музея, главного хранителя, лица, ответственного за учет и хранение предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней и печатью музея (Приложения N 9, 10 - правила заполнения граф в специальных инвентарных книгах).
42. Ошибки, допущенные при записи в учетных документах (актах приема и выдачи, книге поступлений, инвентарной книге, специальной инвентарной книге), исправляются красными чернилами зачеркиванием неправильного текста или цифровых записей на основании протокола фондово-закупочной комиссии. Правильная запись делается над зачеркнутым текстом, которая подтверждается подписями директора музея или главного хранителя (зав. фондами), лица, ведущего запись в учетных документах, и лица, материально ответственного за хранение предметов из драгоценных металлов и камней. Подписи заверяются печатью музея.
Подчистки, помарки или неподтвержденные соответствующими подписями исправления в учетных документах не допускаются.
43. Шифр музея, отдела хранения и учетные номера, присвоенные предметам, согласно записям в книге поступлений, инвентарной книге и специальной инвентарной книге учета предметов из драгоценных металлов и камней, закрепляются за каждым предметом.
44. Групповая запись допускается для археологических комплектов и нумизматических предметов, содержащих большое количество однотипных изделий, масса каждого из которых менее 0,1 г, с указанием общей массы и количества.
45. Все учетные номера, присвоенные музейным предметам, проставляются тушью на бирках неэкспозиционной части предмета или вложенных в предмет или подвешенных к нему.