Порядок планирования и проведения внутренних аудитов

N

Пункт 17011

Требование

Выполняется?

Коммен-
тарии

Документ СМ

Выполнение/ невыполнение

ДА

НЕТ

Росак-
креди-
тации

требований документа СМ Росаккреди-
тации

4. Орган по аккредитации

4.1. Правовая ответственность

1.

Орган по аккредитации должен быть

зарегистрированным

юридическим лицом.

Примечание - Правительственные органы по аккредитации считают юридическим лицом на основе их правительственного статуса. Если правительственный орган по аккредитации является частью более крупного правительственного органа, то правительство несет ответственность за идентификацию органа по аккредитации в том смысле, что не возникает "конфликт интересов" с правительственными ООС. Такой орган по аккредитации применительно к настоящему стандарту считают юридическим лицом.

4.2. Структура

2.

4.2.1

Структура и деятельность органа по аккредитации

должны обеспечивать

доверие к проведенным им аккредитациям.

3.

4.2.2

Орган по аккредитации должен обладать

полномочиями и отвечать за

свои решения, имеющие отношение к аккредитации, включая выдачу, сохранение, приостановку и отмену действия аккредитации, расширение или сокращение области аккредитации.

4.

4.2.3

Орган по аккредитации должен иметь описание

своего официального

статуса, включая фамилии его владельцев, если это применимо, а в противном случае фамилии лиц, управляющих органом.

5.

4.2.4

Орган по аккредитации должен подтверждать

документами обязанности,

ответственность и полномочия своего высшего руководящего звена и другого персонала, связанного с органом по аккредитации и способного влиять на качество аккредитации.

6.

4.2.5

Орган по аккредитации должен идентифицировать высшее руководство, наделенное правами и ответственностью за осуществление следующего:

a)

разработку политики,

относящейся к

деятельности органа по аккредитации;

b)

надзор над реализацией

принятой политики и

методов работы;

c)

надзор над финансами

органа по аккредитации;

d)

принятие решений по

аккредитации;

e)

заключение контрактов;

f)

передачу полномочий комиссиям или отдельным

лицам при необходимости

проводить определенную деятельность от имени высшего руководящего звена.

7.

4.2.6

Орган по аккредитации должен иметь возможность,

при необходимости,

прибегать к экспертизе для обсуждения вопросов, непосредственно относящихся к его деятельности по аккредитации.

Примечание - Необходимая экспертиза может быть доступна через одну или более консультативную комиссию (временную или постоянную), каждая из которых имеет свою область ответственности.

8.

4.2.7

Орган по аккредитации должен иметь формальные

правила назначения,

постановки задач и работы комиссий, вовлекаемых в процесс аккредитации, и должен идентифицировать стороны, участвующие в этом процессе.

9.

4.2.8

Орган по аккредитации должен документировать

свою структуру, показав

схему полномочий и ответственности.

4.3. Беспристрастность

10.

4.3.1

Орган по аккредитации должен быть организован и

управляем таким образом,

чтобы обеспечить объективность и беспристрастность своей деятельности.

11.

4.3.2

Для обеспечения беспристрастности, а также

для разработки и

реализации принципов и политики системы аккредитации орган по аккредитации должен иметь документированную действующую структуру, предоставляющую возможность эффективного участия заинтересованных сторон.

12.

4.3.2

Орган по аккредитации должен обеспечивать

сбалансированное

представительство заинтересованных сторон без доминирования какой-либо одной стороны.

13.

4.3.3

Политика и процедуры органа по аккредитации не

должны быть

дискриминационными, а административное управление не должно быть предвзятым.

14.

4.3.3

Орган по аккредитации должен обеспечить доступ к

своим услугам для всех

заявителей, чьи запросы по аккредитации попадают в его область деятельности (см.4.6.1) и ограничений, определенных политикой и правилами этого органа. Доступ не должен быть обусловлен размером заявителя - ООС или членством в какой-либо ассоциации или группе. Аккредитация не должна зависеть от числа уже аккредитованных ООС.

15.

4.3.4

Весь персонал органа по аккредитации и комитеты,

которые могли бы

повлиять на процесс аккредитации, должны действовать объективно и должны быть свободными от любого коммерческого, финансового или других оказываемых давлений, которые могли бы нарушить беспристрастность.

16.

4.3.5

Орган по аккредитации должен обеспечить

принятие каждого решения

по аккредитации компетентным лицом (лицами) или комитетом (комитетами), отличными от осуществлявших оценку.

17.

4.3.6

Орган по аккредитации не должен предлагать какую-либо услугу, которая влияет на его беспристрастность, например:

18.

a)

те услуги по оценке

соответствия, которые

предоставляет ООС, или

19.

b)

консультирование.

20.

Деятельность органа по аккредитации нельзя

представлять как

связанную с дачей консультаций. Не следует сообщать или подразумевать ничего, что могло бы предполагать более простую, легкую, быструю и менее дорогую аккредитацию, если в этот процесс вовлечен определенный человек или проведено консультирование.

21.

4.3.7

Орган по аккредитации должен принять все меры

для того, чтобы

деятельность родственных организаций не компрометировала конфиденциальность, объективность и беспристрастность его аккредитаций.

22.

Родственная организация может, однако, предложить

консультации или

предоставить те услуги по оценке соответствия, которые данный орган по аккредитации аккредитует, при условии, что родственная организация (по отношению к органу по аккредитации) имеет:

23.

a)

другое высшее руководство

для деятельности,

изложенной в 4.2.5;

24.

b)

другой персонал, чем вовлеченный в процессы

принятия решений по

аккредитации;

25.

c)

отсутствие возможности влияния на выходные

данные оценки при

аккредитации и

26.

d)

совершенно другое

наименование, логотипы

и символы.

27.

Орган по аккредитации при участии заинтересованных

сторон, как изложено в

п.4.3.2, должен выявлять, анализировать и подтверждать документально отношения с родственными организациями, чтобы определить потенциальный конфликт интересов независимо от того, возникает ли он в самом органе по аккредитации или из-за деятельности связанных с ним организаций. Если конфликт интересов идентифицирован, то должны быть приняты соответствующее меры.

Примечание 1 - Родственной организацией является юридическое лицо, которое связано с органом по аккредитации общей собственностью или контрактными договоренностями, как указано в 4.1.

Примечание 2 - Отдельную часть правительства, вне правительственного органа по аккредитации согласно 4.1, считают родственной организацией.

4.4. Конфиденциальность

28.

Орган по аккредитации должен иметь адекватные

договоренности по

сохранению конфиденциальности информации, полученной в процессе его деятельности по аккредитации на всех уровнях, включая комитеты, внешние организации и отдельных людей, действующих от его имени.

29.

Орган по аккредитации не должен раскрывать

конфиденциальную

информацию о конкретном ООС за пределами самого органа без письменного разрешения этого ООС, кроме случаев, когда закон требует, чтобы такая информация стала открытой без какого-либо согласия.

4.5. Обязательства и финансирование

30.

4.5.1

Орган по аккредитации должен предусмотреть

меры по обеспечению

ответственности, являющейся результатом его деятельности.

31.

4.5.2

Орган по аккредитации должен иметь финансовые

ресурсы, показанные в

ведомостях и/или документах, необходимые для управления своей деятельностью.

32.

4.5.2

Орган по аккредитации должен иметь описание источника(ов) дохода.

4.6. Деятельность по аккредитации

33.

4.6.1

Орган по аккредитации должен четко описать свою

деятельность по

аккредитации, ссылаясь на соответствующие международные стандарты, руководства или другие нормативные документы.

34.

4.6.2

Орган по аккредитации может принимать

документы, определяющие

его деятельность, и/или участвовать в их разработке.

35.

4.6.2

Орган по аккредитации должен удостовериться в

том, что такие документы

были разработаны комитетами или специалистами, обладающими необходимой компетентностью, а в соответствующих случаях с участием заинтересованных сторон. При доступности международных документов следует воспользоваться ими.

36.

4.6.3

Орган по аккредитации должен разработать процедуры для расширения своей деятельности и реагирования на потребности заинтересованных сторон. Возможными элементами для включения в эти процедуры могут быть следующие:

37.

a)

анализ своей текущей компетентности, готовности

к расширению, ресурсы и

т.д. для деятельности в новой области;

38.

b)

оценка и применение

экспертиз от других

внешних источников;

39.

c)

оценивание потребности в применении документов,

определяющих

деятельность органа по аккредитации;

40.

d)

первоначальный подбор и

обучение экспертов по

аккредитации;

41.

e)

обучение штатных работников органа по

аккредитации в новой

области.

5. Менеджмент

5.1. Общие положения

42.

5.1.1

Орган по аккредитации должен разработать,

внедрить и поддерживать

систему менеджмента, а также непрерывно повышать ее эффективность в соответствии с требованиями настоящего стандарта. Требования к системе менеджмента, которые учитывают особую специфику органов по аккредитации, определены в 5.2-5.9.

43.

5.1.2

Если настоящий стандарт требует, чтобы орган по

аккредитации имел или

установил процедуры, это означает, что данные процедуры должны быть документированы, внедрены и поддерживаться в рабочем состоянии, а в их основе должна лежать соответствующая сформулированная политика.

5.2. Система менеджмента

44.

5.2.1

Высшее руководство органа по аккредитации должно

определить и

документально подтвердить политику и задачи, включая политику в области качества, для своей деятельности.

45.

5.2.1

Высшее руководство должно предоставить

доказательства своего

обязательства в отношении качества и соответствия требованиям настоящего стандарта.

46.

5.2.1

Руководство должно обеспечить эффективный

учет потребностей

заинтересованных сторон, а также удостовериться, что политика является понятной, реализуется и поддерживается на всех уровнях органа по аккредитации.

47.

5.2.1

Руководству следует ставить измеримые и

согласуемые с политикой

органа по аккредитации цели.

Примечание - Органы по аккредитации, подписавшие соглашение о взаимном признании, могут ссылаться в своей политике на обязательства по этому соглашению.

48.

5.2.2

Орган по аккредитации должен иметь систему

менеджмента,

соответствующую типу, области и объему выполняемой работы.

49.

5.2.2

Все применяемые требования настоящего

стандарта должны быть

указаны и соблюдены в руководстве или соответствующих документах.

50.

5.2.2

Орган по аккредитации должен обеспечить доступ

своего персонала к

инструкциям и соответствующим документам, а также эффективное выполнение процедур системы менеджмента.

51.

5.2.3

Высшее руководство органа по аккредитации должно назначить одного из членов руководства, который, независимо от других обязанностей, должен нести ответственность и иметь полномочия, с целью:

a) обеспечить разработку процедур, необходимых для

функционирования

системы  менеджмента, и

b) докладывать высшему руководству о

функционировании

системы  менеджмента и любой необходимости ее улучшения.

5.3. Управление документацией

52.

Орган по аккредитации должен установить

процедуры управления

всеми документами (внутренними и внешними), которые имеют отношение к его деятельности по аккредитации.

53.

Указанные процедуры должны определять порядок, позволяющий:

a)

утверждать документ на

адекватность до его

использования;

b)

пересматривать, при необходимости

актуализировать и

переутверждать документы;

c)

обеспечивать идентификацию изменений

и текущего статуса

документов;

d)

обеспечивать доступность соответствующих версий

применяемых документов

персоналу, подрядчикам, экспертам по аккредитации и техническим экспертам органа по аккредитации, а также ООС в местах использования;

e)

обеспечивать сохранность

документов в разборчивом

и легко распознаваемом виде;

f)

предотвращать непреднамеренное

использование устаревших

документов и идентифицировать их соответствующим образом, если документы сохраняются для какой-либо цели и

g)

обеспечивать, где это необходимо,

конфиденциальность

документов.

5.4. Записи

54.

5.4.1

Орган по аккредитации должен разработать

процедуры для

идентификации, сбора, индексации, доступа, ведения файлов, хранения, технического обеспечения и уничтожения своих регистрационных данных.

55.

5.4.2

Орган по аккредитации должен разработать

процедуры по сохранению

документов на период, соответствующий его обязательствам по контрактам и правовым нормам. Доступ к этим регистрационным данным должен быть совместимым с мерами обеспечения конфиденциальности.

5.5. Несоответствия и корректирующие действия

56.

Орган по аккредитации должен установить

процедуру идентификации

и управления несоответствиями в своих собственных операциях.

57.

Орган по аккредитации должен также в

необходимых случаях

принимать меры по устранению причин несоответствий для предотвращения их повторения.

58.

Корректирующие действия должны соответствовать

степени влияния

встречающихся проблем.

59.

Процедура должна охватывать следующее:

a)

идентификацию несоответствий (например,

при рассмотрении жалоб

[претензий] и результатов внутреннего аудита);

b)

установление причин

несоответствий;

c)

устранение несоответствий;

d)

оценивание необходимости действий для обеспечения

условий, исключающих

повторение выявленных несоответствий;

e)

определение необходимых

действий и их

своевременное применение;

f)

регистрацию результатов

принятых действий;

g)

анализ эффективности

корректирующих действий.

5.6. Предупреждающие действия

60.

Орган по аккредитации должен устанавливать

процедуры идентификации

возможностей улучшения и принимать предупреждающие действия для исключения причин потенциальных несоответствий.

61.

Предпринятые предупреждающие действия

должны соответствовать

степени влияния потенциальных проблем.

62.

Процедура предупреждающих действий

должна определять

требования к следующему:

a)

идентификации

потенциальных

несоответствий и их причин;

b)

установлению и применению необходимых

предупреждающих

действий;

c)

регистрации результатов предпринятых

предупреждающих

действий;

d)

анализу эффективности

выполненных

корректирующих действий.

5.7. Внутренний аудит

63.

5.7.1

Орган по аккредитации должен разработать

процедуры проведения

внутренних аудитов с целью продемонстрировать, что эти аудиты соответствуют требованиям настоящего стандарта и система менеджмента применяется и поддерживается.

Примечание - Руководящие указания для проведения внутренних аудитов содержатся в ИСО 19011 [3].

64.

5.7.2

Как правило, внутренние аудиты следует проводить

не реже одного раза в год.

Периодичность внутренних аудитов может быть уменьшена, если орган по аккредитации способен продемонстрировать эффективное применение своей системы менеджмента в соответствии с настоящим стандартом и проверенную на практике стабильность. Программа аудита должна быть запланирована с учетом важности процессов и областей, подлежащих проверке, а также результатов предыдущих проверок.

65.

5.7.3

Орган по аккредитации должен обеспечить следующее:

a)

проведение внутренних аудитов

квалифицированным

персоналом, знающим вопросы аккредитации, процедуры аудита и требования настоящего стандарта;

b)

проведение внутренних аудитов персоналом, не

связанным с

деятельностью, подлежащей проверке;

c)

информирование персонала, отвечающего за

состояние дел в

проверяемой области, о результатах проведенного аудита;

d)

выполнение всех действий

своевременно и на

должном уровне;

e)

выявление любых

возможностей для

улучшения.

5.8. Анализ со стороны руководства

66.

5.8.1

Высшее руководство органа по аккредитации

должно разработать

процедуры анализа своей системы менеджмента через запланированные интервалы времени, чтобы обеспечить ее непрерывную адекватность и эффективность для удовлетворения предъявляемых требований, включая требования настоящего стандарта, соответствие заявленной политике и решение поставленных задач. Обычно такие анализы следует проводить не реже одного раза в год.

67.

5.8.2

Входные данные для анализа со стороны руководства должны включать в себя, если это возможно, сведения о текущем функционировании и возможности улучшения в отношении следующего:

a)

результатов аудитов;

b)

результатов равноправной

оценки в подходящих

случаях;

c)

участия в международной

деятельности в подходящих

случаях;

d)

обратной реакции от

заинтересованных сторон;

e)

новых областей

аккредитации;

f)

тенденций в появлении

несоответствий;

g)

статуса предупреждающих

и корректирующих

действий;

h)

действий после ранее

проведенного анализа со

стороны руководства;

i)

выполнения задач;

j)

изменений, которые могли

бы влиять на систему

менеджмента;

k)

апелляций;

l)

рассмотрения жалоб

[претензий].

68.

5.8.3

Выходные данные анализа со стороны руководства должны включать в себя действия, имеющие отношение к следующему:

a)

улучшению системы

менеджмента и ее

процессов;

b)

улучшению обслуживания и процесса аккредитации

согласно соответствующим

стандартам и ожиданиям заинтересованных сторон;

c)

потребностям в ресурсах, и

d)

определению или

пересмотру политики,

целей и задач.

5.9. Жалобы [претензии]

69.

Орган по аккредитации должен разработать

процедуру рассмотрения

жалоб [претензий]. Для этого необходимо:

a)

принять решение об

обоснованности жалобы

[претензии];

b)

там, где это возможно, обеспечить, чтобы жалобой

[претензией], касающейся

аккредитованного ООС, первоначально занимался сам ООС;

c)

принимать соответствующие меры и

оценивать их

эффективность;

d)

регистрировать все жалобы

[претензии] и

предпринятые  по ним действия;

e)

реагировать на жалобу

[претензию].

6. Людские ресурсы

6.1. Персонал, связанный с органом по аккредитации

70.

6.1.1

Орган по аккредитации должен располагать

достаточным количеством

компетентных сотрудников (в самом органе, за его пределами, временный или постоянный, на полный или неполный рабочий день), имеющих образование, подготовку, технические знания, навыки и опыт, соответствующие типу, области и объему выполняемой работы.

71.

6.1.2

Орган по аккредитации должен иметь доступ к

достаточному числу

экспертов по аккредитации, включая ведущих экспертов по аккредитации, и технических экспертов, чтобы охватить все сферы своей деятельности.

72.

6.1.3

Орган по аккредитации должен ясно объяснить

всему персоналу,

имеющему отношение к аккредитации, степень и пределы их обязанностей, ответственности и полномочий.

73.

6.1.4

Орган по аккредитации должен требовать от всего

персонала официальной

подписи или ее эквивалента за взятое на себя обязательство соблюдать правила, определенные органом по аккредитации. Это обязательство должно принимать во внимание вопросы, касающиеся конфиденциальности и независимости от коммерческих и других интересов, и любую существующую или прошлую связь с ООС, оценку которого предполагается проводить.

6.2. Персонал, вовлеченный в процесс аккредитации

74.

6.2.1

Орган по аккредитации должен установить для каждой деятельности, связанной с процессом аккредитации, следующее:

a)

требуемые квалификацию,

опыт и компетентность

исполнителя и

b)

требуемую исходную и

последующую подготовку.

75.

6.2.3

Орган по аккредитации должен идентифицировать

специфические области, в

которых каждый эксперт по аккредитации и технический эксперт продемонстрировал свою компетентность.

76.

Орган по аккредитации должен удостовериться, что эксперты по аккредитации, а в уместных случаях технические эксперты:

a)

знакомы с процедурами, критериями аккредитации и

другими уместными

требованиями;

b)

получили подготовку,

необходимую эксперту по

аккредитации;

c)

имеют всесторонние знания

соответствующих процедур

оценки;

d)

способны эффективно обмениваться

информацией, письменно

или устно, на требуемых языках;

e)

обладают соответствующими

личными качествами.

Примечание - Рекомендации относительно личных качеств можно найти в ИСО 19011 [3].

6.3. Мониторинг

77.

6.3.1

Орган по аккредитации должен обеспечить

удовлетворительное

функционирование процесса принятия решения по оценке и аккредитации путем разработки процедур мониторинга деятельности и компетентности вовлеченного персонала.

78.

6.3.1

В частности, орган по аккредитации должен

анализировать

функционирование и компетентность своего персонала для того, чтобы определить потребности обучения.

79.

6.3.2

Орган по аккредитации должен осуществлять

мониторинг (путем

наблюдения за рабочими местами или использования других способов, например, проверки отчетов по оценке, обратной связи от ООС и взаимного текущего контроля экспертов по аккредитации), чтобы квалифицировать работу экспертов по аккредитации и рекомендовать подходящие последующие действия по улучшению работы. Работу каждого эксперта по аккредитации следует наблюдать на рабочем месте регулярно, обычно каждые три года, кроме того, когда имеется очевидное подтверждающее доказательство, что он продолжает работать компетентно.

6.4. Записи по персоналу

80.

6.4.1

Орган по аккредитации должен вести записи о