Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве здравоохранения Российской Федерации (с изменениями на 24 июня 2021 года)
III. Прием и регистрация обращения
19. Поступающие в Министерство письменные обращения принимаются общим отделом Департамента управления делами и кадров Министерства и передаются на первичное рассмотрение и регистрацию в Отдел по работе с обращениями граждан.
20. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа - Министерство, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
________________
21. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.
________________
22. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру сотрудниками общего отдела Департамента управления делами и кадров Министерства. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководителем Департамента управления делами и кадров Министерства или его заместителями.
23. При приеме письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением сотрудниками общего отдела Департамента управления делами и кадров Министерства:
а) проверяется правильность адресности корреспонденции;
б) сортируются телеграммы;
в) вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
г) сортируются ответы на запросы по обращениям;
д) поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма сотрудником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.
24. По выявленным нарушениям и недостаткам сотрудниками общего отдела Департамента управления делами и кадров Министерства составляются акты на письма:
а) к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги;
б) при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
в) в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается двумя сотрудниками общего отдела Департамента управления делами и кадров Министерства.
При этом один экземпляр акта направляется отправителю, второй - приобщается к полученным документам и передается вместе с ними в Отдел по работе с обращениями граждан.
25. Ошибочно (не по адресу) присланные письма сотрудниками общего отдела Департамента управления делами и кадров Министерства возвращаются на почту невскрытыми.
26. Регистрация обращений в письменной форме и форме электронного документа осуществляется должностными лицами Отдела по работе с обращениями граждан путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержания их обращений в автоматизированную систему учета (далее - АСУ).
27. На каждое поступившее в Министерство обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).
28. На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле наклеивается соответствующая этикетка со штрих-кодом установленного образца с указанием даты регистрации обращения в АСУ и регистрационного номера обращения.
29. Сотрудники Отдела по работе с обращениями граждан при регистрации обращений проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяют поступившие обращения на повторность.
30. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений. При поступлении нескольких дубликатов уже принятого обращения в форме электронного документа в течение рабочего дня - регистрируется только одно из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве направленных дублированных обращений.
31. Повторными считаются обращения, поступившие в Министерство от одного и того же лица по одному и тому же вопросу если:
а) гражданин не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;