4.1.1. Номенклатура дел, нарядов и производств Суда (далее - Номенклатура) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учёта) документов, картотек, заводимых в подразделениях Суда (далее - дела, наряды и производства), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 53*).
________________
* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
4.1.2. Номенклатура предназначена для организации учёта документов в делопроизводстве Суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.
Номенклатура является основой для составления описей дел, нарядов и производств постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учёта дел, нарядов и производств временного (до 10 лет включительно) хранения.
4.1.3. При составлении Номенклатуры необходимо руководствоваться Положением об аппарате Суда, положениями о подразделениях Суда, штатным расписанием, Перечнем документов, образующихся в деятельности Суда, с указанием сроков хранения, а также номенклатурами за предшествующие годы.
4.1.4. Номенклатура состоит из разделов, наименованиями которых являются наименования подразделений Суда, расположенные в ней в соответствии со структурой Суда в установленном порядке.
Раздел Номенклатуры подразделения Суда составляется работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства. После согласования с отделом хранения этот раздел подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для формирования и подготовки Номенклатуры к утверждению.
Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре Суда, Номенклатура согласовывается отделом хранения с Государственным архивом Российской Федерации.
4.1.5. В Номенклатуру включаются заголовки (наименования) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учёта) документов, картотек, которые заводятся в подразделениях Суда на всех документируемых участках работы подразделений Суда.
В Номенклатуру не включаются периодические издания.
4.1.6. Номенклатура в конце каждого года уточняется на основании предложений подразделений Суда, подписывается начальником Управления документооборота и делопроизводства, утверждается первым заместителем Председателя Суда и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Утверждённый экземпляр Номенклатуры является документом постоянного хранения и включается в раздел общего отдела.
Для использования в служебной деятельности изготавливается необходимое количество копий Номенклатуры.
После утверждения Номенклатуры подразделения Суда получают выписки из неё для использования в работе.
4.1.7. Графы Номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 Номенклатуры указываются индексы каждого дела, наряда и производства, включённого в Номенклатуру.
Индекс дела, наряда и производства состоит из буквенного обозначения подразделения Суда и порядкового номера заголовка дела, наряда и производства в соответствующем разделе Номенклатуры, которые разделяются чертой.
Например: "ВС-01", где "ВС" - обозначение общего отдела, "01" - порядковый номер заголовка наряда в разделе Номенклатуры.
В графу 2 Номенклатуры включаются заголовки дел, нарядов, производств (томов).
Порядок расположения заголовков дел, нарядов, производств внутри разделов и подразделов Номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, наряды и производства, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, нарядов, производств с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения по Суду). При этом заголовки дел, нарядов, производств, содержащих акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, располагаются перед заголовками дел, нарядов, производств с приказами и распоряжениями по Суду. Затем располагаются заголовки дел, нарядов, производств, содержащих плановые и отчётные документы.
Заголовок дела, наряда, производства должен чётко отражать основное содержание и состав документов.
Не допускается употребление в заголовках дел, нарядов, производств неконкретных формулировок (например, "разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках нарядов, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела, наряда, производства употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются наименования основных видов документов, сгруппированных в дела, наряды, производства (планы, доклады, справки, заявления, отчёты и т.д.).
Например: "Документы (планы, справки, обзоры) по обобщению судебной практики в связи с изменениями, внесёнными в ст.105 Уголовного кодекса Российской Федерации".
Заголовки нарядов по вопросам, не разрешённым в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в Номенклатуру следующего года с тем же индексом.
В заголовках нарядов, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся. Если переписка ведётся с однородными корреспондентами, последние не указываются в заголовке, а даётся их общее видовое наименование, разнородные корреспонденты также не перечисляются.
Например: