Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации (с изменениями на 12 сентября 2019 года)

3.12. Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой "Для служебного пользования"). Бланки строгой отчётности

3.12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

К документам ограниченного распространения (с пометкой "Для служебного пользования") относятся поступившие в Суд, а также созданные в Суде документы, содержащие данную информацию (наряды и издания).

________________

Перечень сведений (документов) Верховного Суда Российской Федерации, составляющих служебную информацию ограниченного распространения ("Для служебного пользования"), утверждён приказом по Суду.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее - "Для служебного пользования"), осуществляется в аппарате Суда в порядке, установленном для несекретных документов, с учётом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.12.2. На служебных документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения Суда или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

3.12.3. Регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется специально назначенными работниками общего отдела.

Эти документы учитываются отдельно от несекретных документов. При незначительном объёме таких документов разрешается вести их учёт вместе с несекретными документами. При этом к номеру документа добавляется пометка "ДСП".

3.12.4. Документы, издания и наряды с пометкой "Для служебного пользования" хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах или металлических шкафах) в служебных помещениях.

Выдача этих служебных документов, нарядов и изданий производится под расписку в журнале передачи документов и только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение.

Выносить документы, издания и наряды с пометкой "Для служебного пользования" из зданий Суда запрещается.

3.12.5. Передача документов, изданий и нарядов с пометкой "Для служебного пользования" судьям и работникам аппарата Суда осуществляется под расписку на срок не более 10 дней.

3.12.6. Печатание проектов и копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются только с письменного разрешения начальника общего отдела или его заместителя. При этом черновики (файлы) и варианты этих документов уничтожаются, о чём делается отметка в учётных формах.

На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.12.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в другие организации осуществляется через подразделения фельдъегерской службы, спецсвязи в установленном порядке или нарочным. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором для каждого адресата проставляется номер экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем подразделения, подготовившего документ.

Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" по незащищённым каналам факсимильной и электронной связи запрещается.

3.12.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в наряды в соответствии со Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств. При этом на обложке наряда, в который подшиты такие документы, делается пометка "Для служебного пользования".

3.12.9. Отбор на уничтожение документов, изданий и нарядов с пометкой "Для служебного пользования", утративших своё практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по мере необходимости в установленном порядке.

________________

Инструкция о порядке отбора, использования и передачи на хранение документов в Верховном Суде Российской Федерации, утверждена приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации.

По результатам отбора составляется акт и осуществляется уничтожение указанных документов. В журналах и книгах учёта этих документов делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

3.12.10. Проверка наличия документов, изданий и нарядов с пометкой "Для служебного пользования" производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом по Суду. В состав таких комиссий включаются, в том числе лица, ответственные за учёт и хранение этих нарядов, изданий и документов.

Результаты проверки оформляются актом.

3.12.11. В случае утраты документов, изданий и нарядов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения Суда информирует об этом Руководство Суда. По данному вопросу в установленном порядке проводится служебная проверка, о результатах которой письменно докладывается Руководству Суда.

На утраченные документы, издания и наряды с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах.

3.12.12. При исключении из категории документов ограниченного распространения (снятии пометки "Для служебного пользования") на документах, изданиях и нарядах, а также в учётных формах делаются соответствующие отметки. Решение о снятии пометки "Для служебного пользования" принимается Руководством Суда при утверждении соответствующего акта, представляемого комиссией Суда.