4.3.1. Оформление дел, нарядов и производств (подготовка их к хранению) осуществляется работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, под контролем руководителей этих подразделений и при методической помощи Управления документооборота и делопроизводства.
4.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел, нарядов и производств.
Полному оформлению подлежат дела, наряды и производства постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела, наряда и производства предусматривает:
- оформление реквизитов обложки по установленной форме (приложения 58*, 59*, 60*, 61*, 62*);
________________
* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
- подшивку или переплёт (брошюровку);
- нумерацию листов;
- составление листа-заверителя (заверительной надписи) (далее - лист-заверитель) (приложение 51);
- составление внутренней описи документов (приложение 54);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.
Частичному оформлению подлежат наряды и производства временного (до 10 лет включительно) хранения, при этом систематизация документов не проводится, листы не нумеруются, лист-заверитель не составляется.
4.3.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подшиваются в твердую обложку в три-четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учётом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При этом тексты всех документов, виз и резолюций на них должны располагаться на расстоянии 2 см от линии подшивки, а листы - не выступать за края обложки. Если текст расположен близко к краю листа, то к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую подшивается документ.
При подготовке дел, нарядов и производств к подшивке (переплёту) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.
4.3.4. При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в личное дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из личных дел и на них составляется отдельная опись.
4.3.5. В конце каждого дела, наряда и производства подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела, наряда и производства (для учёта особо ценных документов) - бланки внутренней описи документов дел, нарядов и производств.
4.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, наряд и производство, все листы документов (в том числе листы с резолюцией Руководства Суда, имеющие историческую, научную или практическую ценность), кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
Листы дел, нарядов и производств, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, наряде, производстве, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.
Подшитые в дело, наряд и производство конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело, наряд и производство документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле, наряде и производстве.
4.3.7. После завершения нумерации листов для их учёта и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель (приложение 51).
Лист-заверитель составляется на отдельном листе (бланке), в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
В листах-заверителях указываются особенности нумерации документов: наличие литерных и пропущенных номеров, номера листов с наклеенными документами, номера крупноформатных документов, номера вшитых в наряд конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Лист-заверитель подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, наряда и производства (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела, наряда и производства.