6.1. Письменные обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России в соответствии с номенклатурой дел.
6.2. Каждое рассмотренное письменное обращение и все материалы, связанные с их рассмотрением, формируются в отдельный блок документов в следующей последовательности:
лист резолюции по письменному обращению;
письменное обращение, приложения к нему (если имеются);
визовые копии ответа автору обращения, промежуточных ответов автору (если имеются);
письменная докладная о продлении срока рассмотрения обращения (если имеется);
заключение о результатах проведенной проверки (в случае ее проведения);
материалы проверки по письменному обращению (в случае ее проведения).
6.3. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в блок документов по письменному обращению подшивается его копия, а также визовая копия сопроводительного документа. В РКК вносятся соответствующие сведения.
6.4. Материалы по письменным обращениям граждан, сгруппированные в блоки, подшиваются в дела в хронологическом, исходя из даты регистрации обращения, или в алфавитном порядке и хранятся в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
6.5. Должностным лицам, ответственным за делопроизводство по обращениям граждан, запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, а также неправильно или не полностью оформленные материалы проверок по письменным обращениям.
6.6. Запрещается хранение рассмотренных материалов по письменным обращениям у исполнителей.