Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Письма оформляются на бланках установленных образцов. Если письмо подписывается несколькими должностными лицами, то письмо оформляется на стандартном листе бумаги.
Письмо, оформленное на бланке, имеет следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации.
2. Слова "МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" - только для писем Министра обороны Российской Федерации;
слова "ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" - только для писем первых заместителей Министра обороны Российской Федерации;
слова "ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" -только для писем заместителей Министра обороны Российской Федерации.
3. Наименование органа военного управления, например: УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.
4. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса.
5. Дата.
Оформляется словесно-цифровым способом: 10 сентября 1997 года.
6. Адресат.
Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются центрованным способом в границах, отведенных для реквизита "Адресат". Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам.
Например:
Президенту Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА
ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
Председателю Государственной Думы
И.О.ФАМИЛИЯ
СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
Председателю Совета Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ
Председателю Правительства
Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ
Первому заместителю
Председателя Правительства
Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ
Заместителю Председателя
Правительства Российской
Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ
Министру иностранных дел
Российской Федерации
И.О.ФАМИЛИЯ
Министру внутренних дел
Российской Федерации
воинское звание
И.О.ФАМИЛИЯ
Письма адресуются также организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. Наименования организации и структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения - в дательном.
Например:
Управление делами
Президента Российской Федерации
Начальнику (наименование управления
или отдела)
И.О.ФАМИЛИЯ