Межведомственная система предполагает реализацию функции учета контингента обучающихся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, и функции интеграции ведомственных данных.
Функцию учета контингента обучающихся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, предусматривается реализовывать на федеральном и региональном уровнях.
На региональном уровне учет контингента обучающихся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, включает в себя сбор, хранение и обработку персональных данных обучающихся и данных об указанных организациях.
Персональные данные обучающихся включают в себя общие сведения, данные об этапах обучения, о достижениях и иную информацию, необходимую для решения задач межведомственной системы.
Общие сведения должны содержать следующие виды информации:
фамилия, имя и отчество (при наличии) обучающегося;
пол обучающегося;
место рождения обучающегося;
дата рождения обучающегося;
номер записи акта о рождении обучающегося;
дата государственной регистрации рождения и наименование органа, который произвел государственную регистрацию рождения;
гражданство;
серия и номер паспорта обучающегося (после его получения) или реквизиты иного документа, удостоверяющего личность;
адрес регистрации обучающегося по месту жительства (по месту пребывания);
страховой номер индивидуального лицевого счета обучающегося;
сведения о родителях или законном представителе обучающегося (фамилия, имя, отчество (при наличии), гражданство, адрес регистрации, адрес регистрации по месту жительства (по месту пребывания), серия и номер паспорта или реквизиты иного основного документа, удостоверяющего личность, страховой номер индивидуального лицевого счета);
другая необходимая для решения задач межведомственной системы информация.
Данные об этапах обучения должны содержать сведения об организациях, осуществляющих образовательную деятельность, о периодах обучения, об освоенных образовательных программах, успеваемости, о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении и о сертификатах.
Данные об образовательных достижениях должны содержать сведения о достижениях обучающегося при получении среднего общего, среднего профессионального, дополнительного и высшего образования, включая победы в конкурсах, олимпиадах, соревнованиях, награды, дипломы и другую подобную информацию.
Межведомственная система должна учитывать принадлежность обучающихся к отдельным категориям в соответствии с Федеральным законом "Об образовании в Российской Федерации", в том числе обучающихся с ограниченными возможностями здоровья. Информационная система должна позволять получать информацию об обучающихся, нуждающихся в создании специальных условий для получения образования, о возможностях организаций, осуществляющих образовательную деятельность, реализовывать адаптированные для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья образовательные программы в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида.
Оператором сведений о состоянии здоровья обучающихся является Министерство здравоохранения Российской Федерации. Вся информация о состоянии здоровья обрабатывается в единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения. Статистические и аналитические сведения о состоянии здоровья предоставляются заинтересованным органам государственной власти в порядке, определенном Федеральным законом "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации".
Данные об организациях, осуществляющих образовательную деятельность, включают в себя общие сведения об организациях, сведения об оказываемых образовательных услугах, о реализуемых образовательных программах и иные сведения, необходимые для решения задач межведомственной системы. При этом должны учитываться различные типы образовательных организаций и варианты реализуемых ими образовательных программ в соответствии с Федеральным законом "Об образовании в Российской Федерации", в том числе образовательные организации, осуществляющие образовательную деятельность по адаптированным для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья образовательным программам.
На федеральном уровне учет контингента обучающихся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, включает в себя следующие функции:
сбор, хранение, обработка и предоставление сводной аналитической и статистической информации на основе данных, хранящихся в региональных сегментах;
централизованное хранение и актуализация реестра обучающихся для обеспечения целостности данных, хранящихся в региональных сегментах;
управление изменениями информационных моделей данных, хранящихся в региональных сегментах;
централизованное хранение и актуализация реестра организаций, осуществляющих образовательную деятельность, для обеспечения целостности данных, хранящихся в региональных сегментах, и их синхронизации при создании, реорганизации и ликвидации организаций.
Реализация функции интеграции ведомственных данных включает в себя: