20. Обращение гражданина подлежит регистрации отделом документационного обеспечения таможенного органа (далее - ОДО). Регистрация и рассмотрение обращений граждан, поступивших непосредственно на таможенный пост, осуществляется таможенным постом самостоятельно.
21. ОДО регистрирует все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным Федеральным законом для письменных обращений и обращений в форме электронного документа.
22. Основные реквизиты обращения гражданина, указанные в пункте 8 Порядка, вносятся должностными лицами ОДО в РКФ обращения в используемой в таможенных органах АС.
23. РКФ может дополняться другими реквизитами в соответствии с пунктом 8 Порядка.
24. На документы, внесенные в АС, в случае направления на исполнение в структурное подразделение таможенного органа на бумажном носителе, распечатывается сокращенная форма РКК. С подписью ответственного за делопроизводство структурного подразделения таможенного органа в получении документа РКК помещается должностными лицами ОДО в картотеку ОДО.
25. Регистрационный номер обращения состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения (например, "А-0001"), если обращение поступило от иностранного гражданина, добавляется индекс "и" (например, "Б-0012и"); на коллективных обращениях проставляется индекс "Кл" (например, "Кл-0003"). Регистрационный номер обращений граждан, формируемый автоматически в АС, переносится должностными лицами ОДО из РКФ обращения в регистрационный штамп таможенного органа в соответствии с инструкцией по делопроизводству в таможенных органах.
26. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и отосланные ими для рассмотрения в таможенный орган, при наличии такого обращения в таможенном органе повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером обращения, направленного заявителем непосредственно в таможенный орган, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, "К-0025/2").
27. После регистрации обращений граждан должностные лица ОДО направляют их руководству таможенного органа для рассмотрения и организации исполнения.
После рассмотрения руководством таможенного органа обращения граждан возвращаются в ОДО, где в случае наличия поручений на бумажном носителе содержание резолюций должностные лица ОДО переносят в РКФ обращения.
28. Ответ заявителю оформляется должностным лицом структурного подразделения таможенного органа, ответственного за исполнение, на бланке письма таможенного органа без указания специального звания должностного лица, подписавшего ответ, и должен содержать отметку об исполнителе на визовом экземпляре документа.
29. Проект ответа гражданину, подготовленный должностным лицом структурного подразделения таможенного органа, ответственного за исполнение поручения (непосредственно или указанного в поручении первым), согласовывается в соответствии с пунктом 18 Порядка.
30. Ответ на обращения граждан подписывается начальником (заместителем начальника) таможенного органа или уполномоченным должностным лицом.
31. Подписанный ответ на обращение гражданина передается должностным лицом структурного подразделения таможенного органа, ответственного за исполнение, в ОДО таможенного органа для регистрации. Исходящий номер ответа состоит из индекса дела (по номенклатуре), формируемого по данному вопросу, и входящего регистрационного номера (например, 01-21/А-0027). В РКФ обращения вносятся реквизиты регистрации исходящего документа или отметки об исполнении. Первоначальные карточки по данному обращению при их наличии уничтожаются.
32. В случае направления в ходе рассмотрения обращений граждан запроса или направления обращений граждан по принадлежности регистрация исходящих писем происходит в соответствии с пунктом 31 Порядка.
33. На каждом обращении граждан после окончательного исполнения должна быть отметка о направлении "В дело", номер индекса дела по номенклатуре и личная подпись начальника, принявшего это решение.