5. Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно в Управлении делами ФТС России. Организация делопроизводства по обращениям граждан возложена на отдел организации работы с гражданами (Приемную ФТС России) (далее - Приемная ФТС России).
6. Обращения граждан, поступившие по адресу электронной почты ФТС России и на сайт ФТС России, принимаются и регистрируются должностными лицами Приемной ФТС России с использованием штатных программно-технических средств.
7. Должностные лица Приемной ФТС России регистрируют все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным Федеральным законом для письменных обращений и обращений в форме электронного документа.
8. При регистрации обращений граждан должностными лицами Приемной ФТС России создается регистрационно-контрольной форма (далее - РКФ) в используемой в ФТС России АС.
В РКФ вносятся следующие основные реквизиты регистрации обращений граждан:
вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
адресат (кому адресовано обращение);
адресант (Ф.И.О. заявителя), почтовый адрес и (или) адрес электронной почты, дата, исходящий регистрационный номер документа (при наличии);
форма обращения (почта, сеть Интернет, электронная почта, личный прием, факсимильное обращение);
дата регистрации обращения, регистрационный номер;
количество листов обращения, количество листов приложения;
наименование к обращению (заголовок);
аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);
тематика обращений (рубрикатор);
подразделение-исполнитель;
срок исполнения обращения;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
движение обращения;
отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации обращений граждан может дополняться другими реквизитами:
постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, снятие с контроля поручений;
совместное рассмотрение и др.
На все зарегистрированные обращения граждан в случае направления документов на исполнение в структурное подразделение ФТС России на бумажном носителе распечатываются регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК). РКК с подписью должностного лица отдела документационного обеспечения структурного подразделения ФТС России или ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении ФТС России (далее - служба ДОУ) о получении обращения граждан помещается должностным лицом Приемной ФТС России в контрольную картотеку Приемной ФТС России.
9. Регистрационный номер обращений граждан формируется автоматически в АС и состоит из начальной буквы фамилии заявителя, порядкового номера обращения, а также буквы "и", если обратившийся является иностранным гражданином (например, "А-0010", "К-0112", "Ж-1214и").
На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются буквы "Кл". Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются для установления адреса отправителя или подтверждения даты отправления и получения обращения.
Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов обращений граждан, общее количество листов приложений указываются в регистрационном штампе ФТС России, в том числе в электронном виде, который проставляется, как правило, в нижнем правом углу первого листа обращения граждан.
10. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и отосланные ими для рассмотрения в ФТС России, при наличии такого обращения в ФТС России повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером обращения, направленного заявителем непосредственно в ФТС России, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, "К-0025/2").
Не считаются повторными письма одного и того же заявителя, но по разным вопросам.