Пересылка расчетных документов и переписка по ним осуществляется или по факсу, или по электронной почте, или в любой другой форме по согласованию сторон с обязательным направлением их почтой по адресам, указанным в приложении А к настоящим Правилам.
Расчетные документы должны пересылаться с составлением сопроводительного письма, номер и дата которого указываются при включении суммы в бухгалтерскую выписку или сальдовую ведомость.
Расчетные документы, передаваемые в электронном виде, должны быть оформлены в формате EXCEL, TXT или WORD. Сопроводительные письма к расчетным документам должны иметь подпись уполномоченного должностного лица и направляться в отсканированном виде.
Расчетные документы и сопроводительные письма, переданные или по факсу, или по электронной почте, или в любой другой форме по согласованию сторон, должны полностью соответствовать оригиналам, направленным в адрес железной дороги по почте.
По письменному запросу железной дороги, не получившей расчетные документы, железная дорога, составившая расчетные документы, направляет дубликат или заверенные копии этих документов.
При расстоянии свыше 2000 км корреспонденция пересылается авиапочтой.