Составление расчетных документов и переписка по ним производится на языке страны отправления с переводом на один из официальных языков ОСЖД (китайский, русский), а именно:
- для железных дорог Республики Беларусь, Республики Болгарии, Венгерской Республики, Республики Казахстан, Кыргызской Республики, Латвийской Республики, Литовской Республики, Республики Молдова, Монголии, Республики Польша, Российской Федерации, Румынии, Словацкой Республики, Таджикской Республики, Украины, Чешской Республики, Эстонской Республики, Грузии, Азербайджана, Узбекистана - с переводом на русский язык;
- для железных дорог Социалистической Республики Вьетнам, Китайской Народной Республики и Корейской Народно-Демократической Республики - с переводом на китайский или русский язык.
Расчетные документы должны составляться четко, разборчиво от руки, печататься на машинке, или с применением ЭВМ и формироваться с разбивкой по месяцам осуществления перевозки или оказания услуги.
Если в каком-нибудь сообщении в отдельные месяцы перевозки пассажиров, багажа и товаробагажа не производились и в связи с этим расчетные ведомости по билетам, плацкартам, багажу и товаробагажу не составлялись дороги извещают друг друга об этом в установленные настоящими Правилами сроки для направления этих расчетных ведомостей.