До того как принять сотрудника на работу, он должен пройти собеседование. Если по итогам собеседования он соответствует квалификационным требованиям работодателя, от сотрудника принимается заявление. Заявление пишется на руководителя организации, имеющего право подписи документов, связанных с приемом на работу. Таким образом, данное лицо выступает в дальнейшем работодателем. На основании оформленного заявления оформляется трудовой договор, а затем приказ о приеме на работу.
Трудовой договор заключается в письменной форме. Согласно ч.2 ст.67 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) трудовой договор считается заключенным даже в том случае, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. В этой ситуации работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме в течение трех дней со дня фактического допущения работника к работе.
При оформлении трудового договора его участниками являются две стороны: работник и работодатель. Соответственно, договор составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается у работодателя, второй - у работника.
При приеме на работу работник должен представить следующие документы:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт);
- трудовую книжку, если работник принимается на основное место работы. Совместителям записи в трудовую книжку не делаются. Если работник поступает на работу впервые, трудовую книжку ему должен завести работодатель;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- военный билет для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки.
Вышеперечисленные документы может потребовать работодатель, при этом, согласно трудовому законодательству, иных документов, дополнительно предусмотренные российским законодательством, требовать запрещается.
Трудовой договор заключается с лицами, достигшими 16 лет. Договор может быть заключен с лицами, достигшими 14 лет, но только с согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства. При этом, труд должен быть легким, не причинять вреда его здоровью и выполняться в свободное от учебы времени.
Согласно ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, совершаемые организацией, оформляются оправдательными первичными учетными документами, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. С целью выполнения данной нормы Правительства РФ приняло постановление от 8 июля 1997 года N 835 "О первичных учетных документах", в котором возложило функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий на Государственный комитет РФ по статистике. Постановлениями Минфина России от 18 июня 1998 года N 27н и Госкомстата России от 29 мая 1998 года N 57а установлено, что с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России. Таким образом, все операции, связанные с движением кадров, должны оформляться по унифицированным формам, кроме тех случаев, для которых эти формы Госкомстатом России не разработаны.
Приказ о приеме на работу должен содержать следующие сведения:
- фамилию, имя и отчество работника;
- дату приема на работу;
- должность, на которую принимается работник;
- подразделение, в котором будет работать работник, и в котором по штатному расписанию числится должность;
- сведения об окладе (может быть указано, что оклад соответствует штатному расписанию, однако в трудовом договоре заработная плата должна быть указана обязательно);
- срок, на который принимается работник (если это срочный трудовой договор);
- наличие или отсутствие испытательного срока.
Приказ может заполняться от руки и с использованием вычислительной техники. Все реквизиты документа заполняются по определенным правилам.
Наименование организации в приказе должно быть указано в соответствии с учредительными документами как полное, так и сокращенное. Стоит отметить, что при заполнении приказа поле ОКПО является обязательным. Приказ подписывается руководителем организации, уполномоченным по приему на работу сотрудников. Дата приказа проставляется одновременно с подписью, поэтому, датой документа будет являться дата подписания приказа.
Нумерация приказов по личному составу проставляется в пределах календарного года и дополняется буквами. Регистрация документа осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.
Фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в именительном или родительном падеже. Табельный номер присваивается работнику при приеме на работу в соответствии с принятой в организации системой табельного учета.
Наименование структурного подразделения вносится в унифицированную форму в том случае, если оно являлось условием трудового договора. В ином случае в графе ставится прочерк. Наименование структурного подразделения записывается полностью с указанием внутреннего деления (департамент, отдел, группа и т.д.), в именительном или винительном падеже. Наименование должности, профессии, специальности записывается в соответствии с заключенным трудовым договором полностью с указанием разряда, класса (категории) квалификации в именительном или творительном падеже.
В графе об условиях приема на работу вносятся определенные условия, на которые принимается сотрудник. Такими условиями могут являться совместительство, материальная ответственность и т.д. Размер тарифной ставки (оклада), надбавки проставляются в соответствии с условиями заключенного трудового договора и указываются цифрами. Продолжительность испытательного срока указывается в приказе о приеме на работу только в том случае, если условие об испытании включено в трудовой договор. Даже если сторонами было составлено соглашение об установлении испытательного срока при приеме на работу, но в оформленный в последующем трудовой договор условие об испытании по каким-либо причинам не было включено, включение его в приказ о приеме на работу не порождает для сторон договора юридических последствий. Отсутствие условия об испытании в самом трудовом договоре (даже в случае ознакомления работника с приказом, содержащим условие об испытании) означает, что работник принят без испытания.
Унифицированная форма N Т-1
Утверждена постановлением
Государственного комитета
Российской Федерации
по статистике
от 6 апреля 2001 года N 26