Архив таможенного органа осуществляет проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в. год, как правило, перед передачей дел в архив таможенного органа. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы подразделения документационного обеспечения.
Начальник структурного подразделения должен быть заранее поставлен в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя начальника таможенного органа либо его заместителя, курирующего проверяемое структурное подразделение, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и начальник соответствующего структурного подразделения.