15.6.1. В архиве таможенного органа составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда; краткую характеристику состава и содержания его документов, СНСА архива таможенного органа.
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
15.6.2. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения таможенного органа, название таможенного органа-предшественника в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
даты создания, преобразования и ликвидации таможенного органа со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название таможенного органа-преемника;
задачи и функции таможенного органа, их изменения;
масштаб деятельности таможенного органа, состав системы подведомственных таможенных органов;
место таможенного органа в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической и другой жизни;
изменения в названии и подчиненности таможенного органа;
структура таможенного органа и ее изменения.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.
15.6.3. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:
дата первого поступления документов фонда в архив таможенного органа, их объем и крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, задокументированные периоды);
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
состав НСА к фонду.
15.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, информация об условиях доступа и использования документов.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и видам документов; содержание документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
15.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о НСА к фонду, о видах носителей информации.
15.6.6. Историческая справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за работу архива таможенного органа.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный (муниципальный) архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве таможенного органа.
15.6.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций таможенного органа. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный (муниципальный) архив вместе с каждой законченной описью.
Таможенный орган, не являющийся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет историческую справку вместе с законченной описью в вышестоящий таможенный орган.