16.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
На обращения граждан и юридических лиц, в которых отсутствуют фамилии или почтовые адреса, ответ не дается.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только НСА архива таможенного органа - не более 15 дней с момента регистрации обращения.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 7-дневный срок с момента обращения.
16.2.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве таможенного органа; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве таможенного органа документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме на общем бланке или бланке письма таможенного органа.
В справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается начальником таможенного органа. Справка заверяется гербовой печатью таможенного органа; второй экземпляр архивной справки заверяется лицом, ответственным за работу архива таможенного органа, и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
16.2.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью начальника таможенного органа и гербовой печатью таможенного органа.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
Архивные выписки изготавливаются на общем бланке или бланке письма таможенного органа с обозначением названия документа "Архивная выписка". После текста архивной выписки указывается архивный шифр документа.
Если копия или выписка занимают более одного листа, все листы должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом таможенного органа.
16.2.4. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным начальником таможенного органа. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива таможенного органа, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
16.2.5. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии и образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения начальника таможенного органа заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам по нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива таможенного органа могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии; указываются номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
16.2.6. При отсутствии в архиве таможенного органа запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма таможенного органа. В нем указывается факт отсутствия в документах архива таможенного органа интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве таможенного органа необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен гербовой печатью таможенного органа.