14.4.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:
а) при поступлении документов в архив таможенного органа:
описи структурных подразделений на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 28);
сводная номенклатура дел таможенного органа или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложения N 22 и N 23);
акт приема-передачи документов из другого таможенного органа;
б) при выбытии документов из архива таможенного органа:
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив или архив другого таможенного органа (приложение N 45);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 33);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 46);
акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 47);
в) по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:
сводная опись дел постоянного хранения (приложение N 29), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 31), по личному составу (приложение N 32);
акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 48);
акт об обнаружении документов (неучтенных и т.д.) (приложение N 49).
14.4.2. Книга учета поступления и выбытия документов
14.4.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе, объеме фондов и дел в архиве таможенного органа, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный (муниципальный) или архив другого таможенного органа. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов.
14.4.2.2. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве таможенного органа, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
14.4.2.3. Если документы фонда поступают в архив таможенного органа впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве таможенного органа, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
14.4.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).
14.4.3. Список фондов
14.4.3.1. Список фондов ведется в архиве таможенного органа, хранящем документы двух и более фондов.
14.4.3.2. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении его документов в архив таможенного органа. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным (муниципальным) архивом после первой передачи ему части фонда.
Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.
14.4.3.3. В случае передачи фонда в архив другого таможенного органа, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда ("отметка о выбытии") указываются название таможенного органа, в архив которого выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
14.4.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа описи.