Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
12.3.1. Световой режим
12.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
12.3.1.2. Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.
12.3.1.3. Естественное освещение в архивохранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.
12.3.1.4. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
12.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
12.3.2. Температурно-влажностный режим
12.3.2.1. В помещениях архивохранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%).
12.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в архивохранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение архивохранилищ, устранение причин повышения влажности).
12.3.2.3. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
12.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в главном проходе на стеллаже вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
12.3.3. Санитарно-гигиенический режим
12.3.3.1. Помещения архива таможенного органа должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
12.3.3.2. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
12.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
12.3.3.4. В помещениях архивохранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
12.3.3.5. В помещениях архивохранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
12.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей должны приниматься срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива таможенного органа, санэпидемстанции или карантинной службы.
12.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
12.3.4. Охранный режим
12.3.4.1. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива таможенного органа в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в архивохранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архивохранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна должны устанавливаться запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Архивохранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в архивохранилище имеют должностные лица (работники) данного архивохранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.
12.3.4.2. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива таможенного органа (читальный зал и т.п.).