12.6.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам.
В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве таможенного органа;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска.
12.6.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов осуществляются в архиве таможенного органа:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;
при смене лица, ответственного за работу архива таможенного органа;
при реорганизации или ликвидации таможенного органа.
12.6.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными для последующей обработки и описания.
12.6.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок; проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
12.6.5. Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 40).
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
12.6.6. Дела, выданные должностным лицам таможенного органа, в читальный зал и во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
12.6.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
12.6.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи проставляются запись "проверено" и дата проверки; запись подписывается осуществлявшими проверку должностными лицами с указанием их должностей.
12.6.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях:
изучаются все учтенные документы по выдаче дел из архивохранилища;
организовывается розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, с предварительным изучением их описей дел;
проверяются дела находящихся рядом фондов;