10.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности таможенного органа.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о таможенном органе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
10.1.3. Номенклатура дел таможенного органа (сводная) составляется по установленной форме (приложение N 22) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение N 23).
10.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за ведение делопроизводства данного подразделения в последнем квартале текущего года, согласовывается с подразделением документационного обеспечения либо ответственным за ведение делопроизводства, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства).
В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура перерабатывается в срок не более одного месяца.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства).
10.1.5. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения уточняет соответствие фактически заведенных дел за текущий год соответствующему разделу сводной номенклатуры дел и с учетом изменений и дополнений, внесенных в номенклатуру дел в течение делопроизводственного года, предложений должностных лиц структурного подразделения включает в номенклатуру дела, которые планируется завести на следующий год.
10.1.6. Сводная номенклатура дел составляется подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) на основе номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) таможенного органа, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, и утверждается начальником таможенного органа. Номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет, если в таможенном органе не было изменений функций и структуры.
10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки ее соответствующих разделов для использования в работе.
10.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения документационного обеспечения, второй и третий - используются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства и лицом, ответственным за работу архива таможенного органа), четвертый - представляется в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственный (муниципальный) архив в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
10.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается начальником таможенного органа и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
10.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменения функций и структуры таможенного органа.
10.1.11. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) таможенного органа.
10.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа являются названия структурных подразделений или основные функциональные направления деятельности таможенного органа. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) таможенного органа, но первым разделом всегда является номенклатура дел подразделения документационного обеспечения.
10.1.13. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности таможенного органа.
Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
10.1.14. Графы номенклатур дел таможенного органа, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном органе цифрового обозначения структурного подразделения (наименования основных функций или направлений деятельности таможенного органа) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-03, где 02 - обозначение структурного подразделения (наименования основных функций или направлений деятельности таможенного органа), 03 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например:
"Приказы и распоряжения по вопросам деятельности отдела. Копии" (05-03, 06-03, 07-03, 08-03, 09-03 и т.д.).
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);
название таможенного органа или структурного подразделения (автора документа);