6.4.1. Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
6.4.2. Перед регистрацией исходящих документов должностные лица подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяют наличие подписи на документе и соответствующих виз, в том числе и соисполнителей, перечисленных в указании по исполнению документа, приложений к документу, инициалов и фамилии исполнителя, его телефона, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ, и наличие указателя рассылки (при необходимости).
6.4.3. Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений только вместе с письмами-запросами (основаниями).
Регистрация исходящих писем производится только при наличии оригиналов писем.
6.4.4. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе, не регистрируются и подлежат возврату в структурные подразделения на доработку.
6.4.5. На каждый исходящий документ создается РКФ в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции). При необходимости может создаваться электронный образ документа, который прикрепляется к РКФ.
6.4.6. Присвоение документам регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота либо по "шахматке" (приложение N 21).
Исходящим письмам присваиваются номера, состоящие из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, например: 05-26/3456, где 05-26 - индекс дела по номенклатуре, а 3456 - порядковый исходящий номер письма, и проставляется дата регистрации.
Письмам, подписанным начальником (заместителем начальника) таможенного органа, индекс дела присваивается и проставляется подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
Письма за подписью начальника структурного подразделения поступают на регистрацию в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) от ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного подразделения.
Одновременно на каждый исходящий документ ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения создается РКФ в системе электронного документооборота, к которой может быть прикреплен электронный образ документа.
Визовый экземпляр письма должен полностью соответствовать оригиналу письма и не иметь никаких исправлений.
На документах, подлинники которых помещаются в дела таможенного органа (письмо пересылается по системе электронного документооборота или факсимильной связи без досылки подлинника по почте), визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника.
6.4.7. После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовом экземпляре письма визовые экземпляры заверяются штампом (приложение N 10) или заверительной надписью: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:
Верно | ||
Инспектор отдела | Подпись | И.О.Фамилия |
Дата | ||
6.4.8. На исходящие письма, визовые экземпляры которых будут формироваться в дела соответствующего структурного подразделения, подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) распечатывает два экземпляра реестра, сформированные с использованием системы электронного документооборота. Один экземпляр реестра с подписью ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения подшивается в дела подразделения документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства), второй экземпляр передается вместе с оригиналами (при отправке по системе электронного документооборота) или визовыми экземплярами писем в структурное подразделение.
6.4.9. При направлении письма более чем четырем адресатам составляется указатель рассылки.
На регистрацию данное письмо должно поступать с заполненным указателем рассылки, подписанным начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.
Организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию) письма в соответствии с указателем рассылки осуществляет исполнитель (пункт 4.5 Типовой инструкции).