Документы, поступающие в таможенный орган на бумажных носителях, и электронные сообщения, электронные документы, электронные образы документов проходят в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства) первичную обработку, регистрацию или учет, предварительное рассмотрение, передачу начальнику (заместителю начальника) таможенного органа на рассмотрение и передаются в структурные подразделения на исполнение.
Документы, поступившие непосредственно должностным лицам структурных подразделений, должны быть переданы в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для регистрации (учета) и последующей передачи в структурные подразделения на исполнение.
6.3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов
Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляются должностными лицами (работниками) подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"). При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, а также наличие документов и приложений к ним, соответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, наличие подписи на документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Документы, не имеющие реквизита "Подпись", возвращаются отправителю (кроме обращений граждан, направленных на официальный сайт или официальный адрес электронной почты таможенного органа).
При недостаче документов (в т.ч. приложений к документам, отдельных листов в приложении), их повреждении составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается и формируется в делах подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) в соответствии с номенклатурой дел, второй - приобщается к поступившему документу, третий - направляется отправителю документа.
При поступлении электронного сообщения (электронного документа, электронного образа документа) по системе электронного документооборота осуществляется проверка на соответствие реквизитов документа, указанных в карточке просмотра документа, реквизитам поступившего документа: адресат (правильность доставки), регистрационный номер, количество листов документа и приложения, наличие подписи. При обнаружении несоответствия отправителю в системе электронного документооборота формируется и направляется уведомление об отказе в регистрации с указанием причины отказа.
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт (пакет) прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения даты отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
При наличии на документе отметки о конфиденциальности ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и других) документы обрабатываются в соответствии с установленным ФТС России порядком работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Документы, поступившие в таможенный орган в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно.
6.3.2. Предварительное рассмотрение и регистрация поступающих документов
Подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проводится предварительное рассмотрение поступивших документов в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения начальником (заместителем начальника) таможенного органа и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, определения срочности исполнения поручений и на основании установленного в таможенном органе распределения обязанностей.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Документы, адресованные начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, а также таможенному органу без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, после предварительного рассмотрения направляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа или в структурное подразделение.
Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам, передаются по назначению.
Документы передаются начальнику (заместителю начальника) и иным должностным лицам таможенного органа только после регистрации (учета).
Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации (приложение N 18), подлежащие учету по реестру (приложение N 19) и не подлежащие регистрации и учету (приложение N 20).
Документы, не подлежащие регистрации и учету (приложение N 20), передаются по назначению непосредственно структурным подразделениям.
На документах, подлежащих регистрации или учету, проставляется штамп (приложение N 10) (подпункт 4.3.23 Типовой инструкции).
На каждый документ, подлежащий регистрации или учету, в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная форма (далее - РКФ).
В РКФ вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции).
Присвоение документам порядковых номеров в системе электронного документооборота осуществляется, как правило, автоматически.
Поступившие телеграммы и телетайпограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, затем передаются на рассмотрение начальнику (заместителю начальника) таможенного органа или в структурные подразделения для дальнейшего исполнения (подпункты 5.9.1, 5.9.2 Типовой инструкции).
Поступившие факсограммы регистрируются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и передаются в установленном порядке адресатам. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется, а направляется в соответствующее структурное подразделение - исполнитель с соответствующей отметкой в РКФ.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается начальнику (заместителю начальника) таможенного органа на рассмотрение (подпункт 5.9.4 Типовой инструкции).